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网络时代档案编研工作的特点
2010年7月28日

人类社会已经进人机一体的网络时代,网络的广泛应用与发展,使人类获取信息的方式发生了深刻的变化。作为档案信息开发与利用主要方式的档案编研工作,在网络环境中也面临着新的机遇与挑战,档案工作者应审时度势,转变传统的档案编研思维方式,努力探索网络时代档案编研的新特点、新思路与新方法。

一、充分认识与利用网络带来的新契机,开展档案编研工作

网络改变了传统的档案编研模式,拓展了档案编研的空间。作为档案信息主要开发利用的档案编研工作,随着网络的快速发展和广泛运用,档案编研工作者面临着更加严峻的挑战——如何快速预测万变社会所需专题,如何获取专题所需素材及如何把编撰好的信息及时快速的传递给需要者都是档案编研工作一直需要解决的问题。而网络环境下的编研工作,依托信息网络先进的存贮、检索、传输技术及网络编辑技术支撑,借助于计算机高效率的信息处理功能,使信息采集更方便,加工更快捷,不仅加快了档案信息的利用效率,也使编研选题更灵活。编研人员只要通过在网上键入要查找信息的关键词或者特定的分类号,便可以方便快捷地检索到分散在各地信息中心、各全宗、各案卷中的某一专题的档案资料或相关的主要内容、存址以及保存状况等信息,避免了编研人员亲自到各个档案馆、室辗转搜寻、调卷阅览之苦,而且还能够快速方便地找到自己所需的某个专题的档案资料。随着档案基础工作和各种档案信息网络管理软件的日益完善,档案编研工作将面临着更加广阔的发展前景。

二、网络时代的多媒体编辑技术极大地丰富了档案编研的手段

近几年快速发展起来的计算机多媒体技术,为多领域、多方位、多形式灵活地开展档案编研工作提供了可能。

首先,借助于计算机提供的各种信息处理技术,可以改变传统的手工加工处理档案信息的方法。如传统档案编研的转录加工,主要靠手工抄写,效率低,误差多,劳动强度大。而运用计算机进行文字编辑处理,可一次录入,随意复制,随意编排版面。大大提高了编研工作效率,降低了劳动强度,使编研人员从大量的事务性劳动中解脱出来,更多地转化为诸如选题策划等创造性的劳动,提高了编研质量和层次。  

其次,计算机多媒体技术为开拓档案编研工作新领域提供了可能。计算机多媒体技术运用计算机对文字、声音、图像等各种形式的信息统一进行处理、存储,实现了同一事物的多种形式表现。过去在档案馆手工工作过程中,文字、声音、图像都是自成一体,分别存储,分开保管,而且在利用上都只能是分开利用,利用者不能依靠同一个手检工具同时查找到它们并同时利用它们;传统的档案编研工作一般也只能着眼于纸张文字材料,最终形成的编研成果也只能是纸质材料汇编,工作范围比较窄,编研成果的表现方式也比较单一。如果运用计算机多媒体技术则可以避免这些不足,可以将声音、文字、图像等各种信息都存储进计算机一体保管,检索利用时又能同时提供出来。正是由于计算机多媒体技术具有这种特点,因此,可以在档案编研中得到广泛应用。通过对声、像、字、图等各种信息全方位编研,能够将更加丰富多彩的编研形式呈现给读者,极大地拓展了编研工作的领域。

借助网络多媒体的丰富表现力,档案信息的内容和表现形式可望达到高度的统一,这样更加有利于激发编研人员的创作热情,使编研者突破传统的思维空间,让编研材料更具有吸引力,发挥更大的作用。

三、网络提供了全新的传播媒介,更利于档案编研成果发挥其服务作用

长期以来,档案编研信息为用户服务的方式,被定在读者来档案馆借阅和以书籍形式出版发行的基调上,传输渠道很狭窄,即使是很优秀的编研成果,也只能养在深闺人不知。档案编研信息作为一种信息源,其传输渠道应是多种多样的,尤其是网络技术的快速发展,使档案编研信息与网络传播有机地结合在一起,从而使档案编研信息的传输效果发生质的飞跃。

网络媒介自身所具有的特性为档案编研出版提供了许多得天独厚的条件。当一新的编研成果在电脑上编辑完毕,只需将其连入网络,就可即时地将编研成果网上发行。从而使编研成果出版变得便捷、容易。网络出版容量巨大,不受篇幅限制。网络媒体几乎无限的信息发布空间,丰富快捷的链接和可以无穷无尽拓展的栏目”“版面,解决了传统档案编研成果出版由于受纸张载体的限制,出版内容信息量与篇幅有限之间的矛盾。

网络发行,超越时空,即时传播,大大提高了编研成果的时效性。传统编研由于受纸质出版周期长的限制,具有编研成果时效性差,适应市场需求变化功能差,以至超过最佳的公布时间。而档案编研信息网络出版则使这一问题迎刃而解,网络可以不受传统媒体出版”“发行周期的限制,解决了传统编研传播方式不能及时准确把用户需要的信息传播出去的困扰。网络载体遍布全球,不受时间、空间、国界的影响,出版内容一旦上网,便可以快速传递到网络的每一个角落,使出版物在第一时间向全社会公开,极大地满足了信息时代人们对档案信息准确、快捷、时效的要求。网络信息检索方便,按需阅览,按需印刷,可以满足人们对档案信息要求的个性化服务,大大地方便了读者的阅读利用。

利用网络服务传输档案编研信息,不仅能使用户享受到现代化的数字信息服务,同时也促使具有悠久历史传统的档案编研工作跟上时代的步伐,与现代科学技术同步发展,使其具有不朽的生命力。只有通过互联网络,建立网上阵地,发布更多、更有价值的档案编研成果,让编研成果传送到世界各地,有更多的机会为需要它的人服务,真正实现档案信息的资源共享和远程利用。

总之,随着现代科技手段的逐步深入,将给传统的编研方法带来深刻的影响,它昭示着某些传统的编研观念和方法将在新的历史时代随着网络文化的发展而发生根本的变化。和果我们希望编研工作能担负起丰富和传承文化的责任,就应该积极适应这种转变,改变传统落后的编研方式,学会运用最新科技成果,充分利用网络的即时性、交互性、海量存储传播的特点,使其在档案编研传播中发挥出巨大的优势,使档案编研工作在网络时代得到更大的发展。

                    (兰溪市档案局  马忠富)


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