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学校文书档案整理要求
2008年10月28日

一、 文件材料的整理单位为件或卷。一事一份文件的为一件;文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件、转发文与被转发文为一件,来文与复文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件。同保管期限、同密级的一事有多份文件(或多个单位、或多人)的组成一卷,要建立卷内目录。收发文处理单应随原件存档。

二、 文件材料整理要遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

三、 归档文件质量要求

归档文件材料应归原件,若无原件,则可归一份复印件(复印件上要加盖立卷单位红章)。

归档文件应齐全完整,已破损的文件应修补,易褪色的文件应归档复印件。

文件材料的形成时间(年月日)、签字、盖章等手续必须齐全。

四、整理步骤

() 集中文件材料:按年度集中文件,划分年度应注意:

1、年度计划、总结、报告、报表、奖励等文件材料,放在内容针对之年。

2、跨年度的规划和计划、预算,归入文件内容针对的第一年。

3、跨年度的总结、报告、决算归入文件内容针对的最后一年。

4、跨年度处理完毕的文件归入办毕或结案的一年;按教学年度形成的材料,放在该学年度末的一年。

5、跨年度的请示与批复,放在文件批复的年度。

() 文件材料的分类、排列和确定保管期限:

根据《学校文书文件材料归档范围和保管期限》所列顺序将一年的文件依序排列确定件卷。将同一类的文件材料排列在一起。每件文件材料排列原则:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;转发文件在前,被转发文件在后;印件在前,定稿在后;案件文件,结论、决定、判决性文件在前,依据性材料在后。同时确定每一件卷的保管期限。

(三) 确定题名:题名要求能准确揭示文件内容,不超过50个字。单份文件如标题明确,可用原有标题,否则需要重新拟写题名。多份文件的题名应准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。

(四) 编写页号:凡是有文字的页面都要编页号。两面都有字的,正面编在距右上角侧边,反面编在距左上角侧边处。一件文件的在第1页的页号前写上本件的总页数。

(五)确定档号:

每一年度档号的顺序号从1开始编写。

(六)确定件卷的盒号:将归档文件(在同一保管期限内)按顺序依次装盒,确定每一件卷的盒号。每个归档单位每一年度盒号从1开始编,装满一盒后再装下一盒,直至装完。注意每盒不能装得太满,适当留有余地。

(七)计算机编目:利用档案馆的档案管理系统,按要求将案卷目录、卷内目录相关项目录入到计算机,根据需要打印、卷内目录和归档文件目录。

1、归档文件目录录入的主要内容

(1) 盒号:

(2) 档号:

(3) 文号:即文件编号;

(4) 责任者:文件制发者

(5) 题名:

(6) 形成时间:即文件形成的起止年月,

200106-200207

(7) 页数:本卷的总页数;

(8) 保管期限:

(9) 密级:原文件带密级的录入此项。本单位产生的文件,需确定密级或标“内部”的,按有关保密规定执行。

(10)备注:需要说明的问题,按卷整理的在此项填写“卷”字。

(11)参见号:与本卷有直接联系的其他档案的档号。

2、卷内目录录入的主要内容(卷都要有卷内目录)

(1) 序号:1份文件为一个序号,从1 开始;

(2) 文号:有发文的文件编号;

(3) 题名:文件的标题;

(4) 时间:文件形成时间;

(5) 页次:每份文件首页的页号,最后一份文件填写首尾两个页号,两页号间用-隔开,如96-98

(6) 备注:需要说明的问题。

(八)装订

1、去掉材料上的大头针、订书钉等金属物或塑料夹。

2、装订线以外有文字要贴边条,有保存价值的小便条要贴在大纸上。

3、按照封面、卷内目录、文件、封底(最后一页纸的背面有字或纸质较薄的须加封底)的顺序,封面和封底的大小应以文件材料中最大纸张为准,左下侧对齐,距左边14mm三点一线装订。三页以下(含三页)的文件,可以用粘结剂(胶水或浆糊)在装订线内三点粘结装订。

(九)填写备考表及盒面、盒脊内容

填写盒内备考表各项内容;盒面的件(卷)数及盒脊的本盒起止档号用铅笔填写;盒面的归档单位等。

文书档案中照片、录音、录像等载体文件材料按声像档案整理要求整理。


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