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学校档案分类、归档范围、保管期限划分表
2008年10月28日

学校档案分类、归档范围、保管期限划分表

(之一)

类别

归档范围

保管期限

责任部门

文书类

党支部工作计划、总结、汇报;

永久

党支部大会、支委会、支部扩大会、组织生活会议记录;

永久

党组织统计表、党员名册;

永久

发展党员考查材料和批准入党、转正、延长预备期的文件材料;

永久

评选优秀党员、先进支部事迹材料和登记表;

永久

党员违纪处分报告和上级党委批复;

永久

党支部改选、干部任免报告和上级党委批复;

永久

党代会材料;

永久

党员组织关系转入介绍信和转出介绍信存根;

永久

参加上级党组织会议的发言稿及会议材料;

永久

民主评议党员的文件材料;

永久

党费收缴和上交凭证的材料;

长期

各民主党派名册;

长期

 

教代会计划、工作总结、报告、章程、决议、议案处理等材料;

永久

工会计划、总结汇报;

永久

工会委员会材料;

长期

工会委员名册,和入会登记表;

长期

学校档案分类、归档范围、保管期限划分表

 

类别

归档范围

保管期限

责任部门

文书类

共青团、学生会等组织的工作计划、总结、汇报、先进典型材料、各项活动材料及统计;

长期

共青团、学生会等组织名册,干部任免报告及批复,各学期班干部名册;

长期

校团委、总支会议记录

长期

团代会材料、共青团工作统计表;

长期

共青团组织关系转入介绍信、转出介绍信存根;

短期

上级教育行政部门下发的对本校工作的批示、规定及本校的报告和批复;

永久

学校工作计划、总结;

永久

学校历史沿革、大事记校史和校庆重要活动材料;

永久

校长办公会议、行政会议、校务会议记录;

永久

校长在全校性和在上级机关召开会议上的重要发言材料;

永久

学校的各项重要规章制度;

永久

重要电话和电报记录;

永久

学校学年教育年报及基本情况;

永久

学校出席全国、全省和市级召开的会议代表名单和登记表;

永久

被评为先进学校的事迹材料和登记表;

永久

群众来信、来访;

长期

学校日报、简报、校刊;

长期

学校档案分类、归档范围、保管期限划分表

 

类别

归档范围

保管期限

责任部门

 

 

 

学校各行政处室(政教处、教务处、总务处)工作计划总结;

长期

 

 

文书类

 

学校机构设置、撤并、更改名称,干部任免、启用印章;

永久

教职工名册;

永久

教职工转正、晋级、调资审批表及有关材料,招工批复通知;

永久

离、退休教职工改变待遇的审批表;

永久

教职工病休、病退、伤亡及重大事故的报告和审批表;

永久

教职工病故死亡丧葬费、抚恤金的申请报告和上级批文;

永久

特级教师、市级以上先进集体、先进个人、优秀教师、劳模等典型材料;

永久

教职工调入介绍信、调出介绍信存根;

永久

教师、班主任津贴申请报告和上级审批表;

永久

教师当选为人民代表、民主党派、政协委员的材料;

永久

教育行政部门所发的有关教育、教学工作的文件(包括指示、规定、办法等)。

①重要的

②一般的

 

 

永久

短期

 

学校档案分类、归档范围、保管期限划分表

 

类别

归档范围

保管期限

责任部门

教学类

全校性的教学工作计划、总结、总课表、教学行事历;

永久

教改方案设计、成效等材料;

永久

毕业生(结业、肄业)名册、合影照片、毕业证书存根;

永久

毕业生去向表(考取大学、中专、技校、参军、招工、待业等);

永久

未毕业生去向表(转学、退学、开除、肄业)并注明确切日期;

永久

学校花名册、录取新生名单及基本情况统计表;

永久

学籍卡;

长期

年巩固率、留学率、升学率、合格率、优秀率、近视率、体育达标等统计表;

永久

特级教师观摩教学教案;

永久

各教研组和市级以上优秀班主任工作计划、总结、教改经验等材料;

长期

学校教坛新秀观摩教学教案,校际往来、教学公开课、优秀教案及讲评记录;

长期

外地学校来参观学习、经验交流形成的材料;

长期

校体育运动会手册、成绩、学生达标数、达标率;

长期

肄业证明存根、历届毕业生来校补学历证明的申请书、学生休退、转学和学籍处理等材料;

长期

学生各科竞赛获奖名单、证书;

长期

学期各期末成绩汇总表和单科成绩表;

长期

 

学校档案分类、归档范围、保管期限划分表

 

类别

归档范围

保管期限

责任部门

教学类

 

在校生在报刊上发表的作品、文章;

长期

学生参加本校或校外体育比赛成绩及破校以上运动会项目记录的名单;

长期

上级教育行政机关下达的教学计划、招生计划、有关规定及办法;

长期

班级课程表、作息时间表、校内各种活动安排;

短期

各科期中、期末试卷;

短期

高考、会考成绩;

长期

教师个人的工作、教学履历;

长期

教师教学基本情况登记表、课程表、教学鉴定、教学成绩、业务考核及业务进修情况;继续教育情况;

长期

观摩课、公开课教案、评议记录;

长期

教师论文、教改总结及在各种报刊、杂志上发表的文章;

长期

教师在教育、教学方面成绩与经验总结材料;

长期

教师在教育教学方面成绩的经验交流材料;

长期

教师在各级竞赛评比活动中获得的荣誉证书、奖状、照片等(复印件);

长期

教职工学历证书、学位证书、专业技术职务资格及聘任证书等相关资料(复印件);

长期

教师录制的教学录像、碟片、教学软件等;

长期

 

 

学校档案分类、归档范围、保管期限划分表

 

类别

归档范围

保管期限

责任部门

教学类

学生奖惩材料、先进班级集体、先进个人典型材料;

永久

学生参加省、市级以上竞赛奖获奖名单、证书;

永久

教科研工作计划、总结;

永久

本校教师正式发表论文清单、当年统计表;

永久

当年申报国家、省、市级课题清单及已结题的课题(全过程);

永久

重大会议会议记录、会议整套资料;

永久

 

 

 

学校档案分类、归档范围、保管期限划分表

 

类别

归档范围

保管期限

责任部门

科技类

 

学校平面图、规划图、生活设施管线;

永久

 

学校征用土地的请示报告、批复、契约、工程建设的申请报告及上级批文、以级设计、施工、验收等阶段形成的图纸以及文字材料、校舍拆迁、新建、维修、扩建的申请报告、批文及图纸;

永久

校舍登记、土地管理、基建合同、协议书、危房改造;

永久

竣工图、竣工决算、竣工验收会议记录;

永久

项目质量评审材料及其它有关工程质量资料

永久

工程设计变更通知或联系单位(主体工程)

永久

基础工程验收记录;

永久

隐藏工程验收记录;

永久

质量事故处理报告;

永久

 

电脑、语音室设备的说明书、线路图;

永久

 

重要仪器使用说明书;

永久

 

 

 

学校档案分类、归档范围、保管期限划分表

 

类别

归档范围

保管期限

责任部门

特种载体

 

重大活动、事故的照片;

永久

领导、名人、涉外活动的照片;

永久

毕业班照片;

永久

学校先进集体、个人的奖旗、奖状及奖品的照片,上级领导来校视察等;

永久

学校各项重大活动的录音、录像;

永久

领导人、名人、涉外活动的录音、录像;

重要活动的光盘;

永久

计算机软盘(有关教育教学工作);

永久

 

学校变更公章、校长章;

永久

校徽;

永久

学校各类证书、奖状;

永久

奖品、锦旗、奖牌;

永久

领导题词、名人字画;

永久

 

 

学校档案分类、归档范围、保管期限划分表

 

类别

归档范围

保管期限

责任部门

会计类

 

会计年报、经费预、决算表;

永久

教职工工资名册;

永久

会计移交清册、保管清册、销毁清册;

长期

未了结的债务单据、固定资产、重大财产的买卖单据、交通肇事;

长期

工作事故经济处理单据;

长期

会计账簿(包括银行账、现金日记帐);

25

总帐、明细帐;

15

会计移交清册;

15

会计凭证;

15

 

会计年报;

永久

会计帐目簿(银行帐、现金日记帐);

25

总账、明细帐;

15

会计凭证;

15

 

校办厂产品的申请、批示、设计生产、工艺流程、产品检验;质量标准等阶段形成的材料及图纸;

永久

、商店、供销合同、协议、包括横向经济联合凭证材料,以及新产品开发、试制材料;

永久

校办厂、商店年终统计报表;

永久

各种月报、季报;

5

会计凭证;

15

 

学校档案分类、归档范围与保管期限表

(之二)

类别

条目

归档范围

保管

期限

备注

 

          

1

上级教育部门下发的教学计划、大纲

1)、学校遵照(参照)执行的

2)、一般性参考的

 

长期

短期

 

2

上级教育部门印发的各科教学意见、通知、规定

长期

 

3

上级教育部门下发的教学、教研、教学仪器、教具制作等文件

1)、针对本校的

2)、普发或一般的

 

 

长期

短期

 

4

上级教育部门下发的班主任、科主任教师职责、工作制度等文件

1)、需贯彻执行的

2)、普发或一般的

 

 

长期

短期

 

5

上级教育部门召开的班主任、教学、教研、教改工作会、经验交流会以及各部门在学校召开的教学现场会、观摩会材料

1)、本校领导、教师在会上的发言、表彰名单、经验交流材料

2)、教学(表演)教案、评议、照片、录音带、录像带

3)、需贯彻落实的材料

4)、其它材料

 

 

 

永久

 

永久

 

长期

短期

 

6

各级领导及有关部门来校考察、检查教学教研(改)工作的题词、批评、指示、建议、座谈记录、照片等

 

永久

 

7

各级教育部门关于教材使用的意见、通知

1)、需贯彻执行的

2)、普发或一般的

 

长期

短期

 

8

电教部门或其实部门在学校录制、摄制的有关教学工作的影片、录音带、录像带

永久

 

9

本校教学工作计划、总结、规定、制度、条例

永久

 

10

学年(学期)校历、教(校)务日志

永久

 

11

专业设置、学制、课程安排等的报告、批复

永久

职中

12

各科室教学计划、大纲、教材使(选)用请示、报告、批复

永久

 

13

教研组长、班主任、科任教师职责

长期

 

14

班主任工作计划、总结、经验材料

长期

 

15

教学质量、教师业务考核、业务情况调查材料

长期

 

16

教改方案、实践教学计划、经验总结、成果材料

永久

 

17

自编和译著材料定稿、复印本和参加校外教材编写的定稿、复印本、采用外来教材目录和简介、毕业班复印指导材料

 

长期

 

18

出版、编印的教研工作刊物(内部资料)、简报、摄录制的影片、录音带、录像带等

1)、重要的

2)、一般的

 

 

永久

长期

 

19

本校教学、教研、教改等通讯、论文、报刊剪贴

永久

 

20

公开课、实验课、最佳课教案、评议记录总结、评比结果材料

1)、市、区级以上的

2)、校级的

 

 

永久

长期

 

 

各科期中、期末考试试题、标准答案、卷面、教学质量分析材料

长期

 

22

各科教学、科研(技)活动竟赛材料

1)、竞赛通知、规则、评选结果、受奖人员名单

2)、竞赛试题及有关材料

 

永久

长期

 

23

参加市、区级以上举办各项竞赛(比赛)材料

1)、本校被评选上名次名单、奖品奖状

2)、试题及其它材料

 

永久

长期

 

 

开展第二课堂教学材料

长期

 

25

文艺队、体育队、各种课外活动小成员名单

短期

 

26

开展体育、卫生工作意见、总结、照片、经验材料

长期

 

27

自制教具、体育、卫生器材的规定,实践教学应用效果等

永久

 

28

各科教学、教研工作会材料

1)、有指导性的重要材料

2)、一般性材料

 

永久

短期

 

29

教学、教改工作评比材料

1)、评比办法、规定、评比结果、受奖名单

2)、一般性材料

 

永久

短期

 

30

学校或各教研部门教学实验活动材料

1)、计划、跟踪实验记录、总结、论文等

2)、与教学实验有关的事务性文件材料

 

永久

短期

 

31

专家、教授来校讲学、讲演的讲稿、讲议、录音、录像带、照片等

长期

 

32

学年或学期组织的各年级组(学年组)评定的典型教案

长期

 

33

教学工作(方法)经验材料

1)在市、区级以上刊物上发表或会议上介绍过的

2)在校内(年级、教研组内)交流的

 

永久

短期

 

34

教师外出讲学、教学经验交流、考察、采取教学标本等活动形成的材料

1)重要的教案、经验材料、标本及照片、汇报

2)一般的

 

 

永久

短期

 

35

校领导、教务科长、教导主任各学年度或学期听课记录

长期

 

36

本校及各级主管部门举办的科技创作、展览工作(活动)中受表彰材料

1)表彰、评比结果、各单位、学校师生代表发言、经验交流材料、奖品

2)事务性的和一般性文件材料

 

 

永久

 

短期

 

37

各学年度或学期举办的各科、年级学生智力(知识)竞赛、比赛活动意见、总结、试卷、评比结果

永久

 

 

38

各科教学、教研、实验教学座谈会、讨论会材料

1)有指导性的重要材料

2)一般材料

 

永久

短期

 

39

教学“新秀能手”等评奖材料

1)通知、办法、领导讲话、评比结果

2)审批表、经验材料、教案等

 

永久

长期

 

 

电视、电化教学计划、总结及摄、录制的影片、录音带、录像带、幻灯片

永久

 

41

教研活动、学生教育活动安排材料

长期

 

42

学校政治思想工作计划、总结、报告、批复

长期

 

 

招生工作计划、报告、批复及录取新生名单、录取通知书存根

永久

 

44

委培、代培、自费生计划、合同、名单

长期

职中

45

新生开学、毕业典礼大会领导讲话、代表发言、师生合影照片

永久

 

46

学籍登记表、学生名册

长期

 

47

各年(班)级体育达标、体检、健康情况调查、统计、分析材料

长期

 

48

违纪学生处理决定、调查材料

长期

 

49

教师指导学生毕业实习、学习实习情况报告、毕业生名册、毕业证存根及毕业生情况统计表

永久

 

50

毕业生毕业考试优秀试卷

长期

 

51

勤工俭学(助学)计划、总结

长期

 

52

普通教育事业统计年报和基层原始统计材料、本校学生基本情况统计表、“四率”即入学率、巩固率、毕业率(合格率)、普及率(12--15岁小学、16--18岁初中)、中小学毕业人数统计表册

永久

 


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