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对档案“传承文明、服务发展”功能的思考
2010年7月28日

方雪峰

 

摘要当前,档案工作中存在着宣传力度小、馆藏数量少、数字化率低、编研利用差、基层基础弱等因素,制约了档案“传承”和“服务”功能的发挥,纠其根源主要有职业传统的制约、工作习惯的影响、管理装备的局限、观念意识的阻碍等四个方面。根据存在的问题,应采取多途径加强宣传、多领域丰富馆藏、多渠道满足共享、多方面强化素质等对策,充分发挥档案传承文明、服务发展的两大功能作用。

关健词:档案  传承  服务  功能  问题  对策

 

“档案是全党、全国人民各方面活动的真实记录,是各项事业持续发展的重要依据,不仅对深化改革、发展经济、推动科技进步、提高国民素质有促进作用,而且对维护祖国统一、加强民族团结、保持社会稳定具有重要作用。”胡锦涛总书记的这番话透彻地阐明了档案传承文明、服务发展的两大功能作用,也充分说明了加强档案工作的重要意义。然而现状下,档案工作中存在的不少问题,还制约着档案 “传承”、“服务”功能的进一步发挥。本文拟以兰溪档案工作为对照面,分析影响档案功能发挥的制约因素及其产生的根源,进而提出更好地发挥档案“传承”和“服务”功能的对策建议。

一、制约因素

档案工作在党和政府的推动下,业务领域不断拓展,队伍素质不断提高,服务能力不断增强,已经有了一个相对不错的工作基础。兰溪的档案工作也一样,不管是市级层面上的,还是部门、企业、事业单位内部的,经过历代档案工作者的努力,总体情况逐渐趋好。但是,档案工作不管从“传承”还是从“服务”的功能发挥看,存在的制约因素都还比较多,与《中华人民共和国档案法》的规范管理要求差距也还比较大,有必要对以下五个方面的突出问题予以重视:

1、宣传力度小。档案工作是党和国家事业的一个重要组成部分,要让其重要性和管理规范扩大影响,起码是焕发起全社会的档案意识,就需要持之以恒地运用宣传手段。然而,对档案工作的宣传普遍不够,不仅方式上单调、力度上疲软,而且心态上也没能理直气壮。从近年情况看,县市一级通常每年只为纪念《档案法》颁布实施而进行短期集中宣传1次,形式上只是挂挂横幅,搞搞图展而已,缺少日常和多方式宣传;部门、乡镇、行政村、社区的档案宣传更是少之又少,甚至多年不闻其声。档案宣传的缺乏,严重导致了社会各阶层对档案事业重要性的认识不足,直接影响了档案工作的顺利开展。

2、馆藏数量少。没有收集就没有馆藏,没有馆藏就谈不上档案对历史文明的传承和对社会发展的服务。要面向公众为社会提供档案服务,必须以丰富的馆藏为后盾,馆藏匮乏是影响档案功能发挥的重要因素。据对相关资料的分析,目前县市一级档案馆藏平均不到7万卷,兰溪也只有11万卷件。馆藏档案中虽然门类比较齐全,但大多是只被机关部门利用的文书档案,具有查考价值的民生档案、科技档案、声像档案往往很少;可为社会公众所用的档案(婚姻档案稍好一些)就更少。而现实中,不少应保管、能保管的资料却由于多种原因没有或难以收集,造成馆藏档案不能有效增加或增速缓慢。

3、数字化率低。档案管理的方式还一直保留着传统,纸质管理方法仍然占据着绝对统治地位;在查考的方式上也是依靠手工检索,直接找寻纸质原件,以予翻阅利用。这样做,保管不易、效率较低的问题明显。在技术日新月异的今天,档案管理应该在坚持以纸质管理为主要方式的基础上,充分利用现代先进管理工具和手段,大力推进档案管理的电子化、数字化方式。然而目前的档案数字化率还很低,从兰溪情况看,市级档案数字化率目前还不到0.001%,即便档案目录的数字化率也只有6.1%;部门、乡镇已安装使用档案数字化管理软件的平均为19.1%、行政村、社区的档案数字化率则几乎为0。档案数字化率的低下,带来了档案共享度的极度落后,

4、编研利用差。档案编研利用是档案工作的深层延伸,体现档案工作的档次和水平。而县市一级的档案编研成果普遍数量不多、质量不高、实用性不强、可用范围狭窄、利用效果不显著,编研工作没有发挥应有的作用。在兰溪,2005年以来档案编研成果总共只有10个,且利用价值较低。同时,馆藏档案的利用也主要以查档者上门查考为主要方式,很少或者根本没有结合本地、本部门、本单位的中心工作提供主动服务。据对兰溪市档案馆20051月至200712月期间馆藏档案的查阅、利用情况的数学方式统计,年均有效利用率只有0.035%。可见,档案还只是“堆放”着而已。

5、基层基础弱。党和国家重视档案管理工作,乡镇级以上党委和政府层面都已经有部门、有人员进行档案管理,但在企业(特别是近年发展起来的民营企业)、行政村中,档案管理基础还是比较弱。兰溪全市81个部门、16个乡镇街道、22个城镇社区100%建有档案室或有专兼职人员管理;3600余家工业制造类企业、646个行政村、12个农村社区按1%比例问询调查,明确建有档案室的平均不到61.3%,有专兼职人员负责档案管理的平均为83.7%。基层档案管理专门机构和专职人员的配备未完全到位,并且越往基层档案管理基础越不扎实、越不平衡的现象越明显,不少单位的专、兼职档案管理人员尚缺乏必要的专业知识和技能。

二、根源剖析

每一个制约因素的存在,都不是孤立的,有其必然的和深层次的原因。剖析清楚问题产生的根源,才能有利于有的放矢,突破制约,我分析主要的原因有下面四个:

1、职业传统的制约。档案工作者历来崇尚“默默无闻”,这已经成为一种职业传统。正是由于有了这样的职业传统,档案工作者往往只满足于踏踏实实地做好本职工作,头脑中缺乏宣传自己所从事的工作、宣传所取得的劳动成果的意识,心态上的“不想去宣传”,导致了在方式上“不愿去动脑”、在力度上“不敢去用劲”。久而久之,影响了社会对档案的认知程度,影响了人们对档案重要性的认识。而客观上,加强档案宣传并不是鼓吹档案工作者自身群体,更多的是为了档案工作、为了档案事业。

2、工作习惯的影响。档案工作者普遍认为,档案工作是一项案头工作,案头工作只要在“案头”完成就可,因此逐渐养成了“坐等”、“被动”的习惯。资料收集在坐等,等着人家送上门来;档案移交在坐等,等着人家递上手来;查档利用在坐等,等着为人家提供些帮助。主动性的欠缺,不但使一些历史资料不能及时收集起来,充实不了馆藏;而且限制了档案的开发利用,丰富不了档案服务功能。在档案生成多元化、档案利用多样化的今天,档案工作者改变以往习惯,采取主动态度和主动行为,显得尤为重要。

3、管理装备的局限。纸、线、笔、盒、柜一直来是档案管理的基本装备。随着科技进步,电脑已越来越广泛地应用到档案管理中来,电脑的应用,为档案的管理、编研和利用拓展了崭新的领域和空间。然而由于经济的、技术的原因,电脑应用到档案管理的起步还是比较迟,有的单位甚至至今还没有将电脑应用到档案管理上,客观上造成了档案数字化的落后;加上档案工作人员对电脑操作和对档案管理软件运用的适应问题,导致了档案数字化步伐的缓慢。需要强化认识的是,档案数字化是增强档案服务功能的必然要求。

4、观念意识的阻碍。档案工作不是一项直接的经济工作,容易让人忽视。不少部门和单位包括企业、行政村、社区,往往以为档案工作可有可无,有没有档案无关紧要,不仅不安排投入做一些档案管理的基础性工作,还把档案工作岗位看成“轻闲岗位”,把档案工作人员看作是“照顾对象”,从内心不承认档案工作者应有的社会地位。而有些从事档案工作的人员,自身也总是认为岗位边缘化,不注重知识的积累和素养的提高,对学习、钻研业务不愿投入精力,丧失工作自信心和积极性。其实,要地位需要有作为,要重视需要去争取。

三、对策建议

失去“传承”和“服务”功能,档案也就失去了存在和管理的价值。增强和发挥档案的“传承文明、服务发展”功能,不仅是档案工作者的职责,也是社会每一个成员的义务。为此,我觉得做好以下四个方面工作会有利于促进档案事业的发展:

1、多途径加强宣传。加强档案工作宣传是提高全社会对档案工作重视程度、更好地发挥档案“传承”、“服务”功能的重要方式。积极、主动地开展档案宣传,能够改变人们对档案和档案工作者的错误认识,也能增强档案工作者的自信和激情。

结合相关活动开展宣传。档案管理活动事实上是相当频繁的,每一次资料的收集、每一次资料的移交、每一次档案的查阅、每一次指导服务、每一次工作会议、每一次考核验收、每一次执法检查等等,都是档案管理活动的有机组成部分。只要档案工作者细心、热心,都能结合这些活动非常自然地将档案的作用、档案的管理规范、档案的法律地位等加以宣传,日积月累,全社会的档案意识必将增强。

利用必要载体开展宣传。档案宣传如同其他的宣传工作一样,离不开必要的载体。悬挂条幅、设立板报、 召开座谈会、组织培训班、开展咨询服务、创编业务简报、举办成就展览等等,都是简便易行、可广泛使用的有效载体。利用这些载体,档案宣传内容可以包罗万象,宏观到党和国家的档案工作方针政策、地方档案管理机构的工作重点和管理成果,具体到收集组卷归档的操作流程、分类整理装订的标准要求,都可得到较好宣传。

借助媒体力量开展宣传。电台、电视台、报纸、网络等新闻媒体是宣传档案工作的理想平台,也是沟通档案管理机构、档案工作者与社会公众的便捷桥梁。将档案管理法规、档案管理知识、档案馆藏内容、档案工作成果通过媒体宣传出去,不但能起到“广而告之”的作用,而且可以收到良好的社会效果。

档案工作的宣传过程也是档案工作者锻炼业务才干、培养敬业精神的过程。在宣传中提高素质,在提高中加强宣传,如此循序渐进,可以逐步夯实档案工作基础,促进档案事业平衡协调发展。

2、多领域丰富馆藏。没有丰富优质的馆藏,档案就难以很好地发挥“传承”和“服务”的功能。丰富馆藏任重而道远,要在规范档案收集的基础上,广泛开展档案征集工作,注重征集质量。

在征集上下功夫。征集是档案收集工作的主要方式,也是丰富馆藏的重要途径。档案征集工作不同于档案的收集也就是移交接收工作,档案征集不受进馆年限的限制,而档案移交接收需要按规定时间执行。档案征集具有时间上的灵活性,可以抢救性地将一些具有历史和利用价值的资料组成档案,充实馆藏。征集工作还不受移交接收范围的限制,既可以面向机关、部门、团体,还可以面向社会各阶层和个人,涉及领域更广、覆盖范围更大。通过征集方式充实馆藏的档案,一般来说其价值更珍贵、更可利用、更具有社会性,能更好地发挥服务社会的功能。要做好档案征集工作,档案工作人员必须具有较强的工作责任心和工作热情,要主动出击,善于把握信息,及时、准确地确定征集目标;同时,档案工作人员要不断提高对被征集档案价值的判定能力,并更多地“走出去”,将征集工作作为一项经常性、长期性、连续性的工作,扎实地开展起来。

    在质量上下功夫。丰富馆藏不是简单地增加数量,没有一定的质量,数量再多也没有什么意义。很长一段历史时期以来,由于人们对档案认识上的不足以及有关法规的不完善,丰富馆藏往往被片面地理解为只是档案数量的增加,档案数量的多少成为档案馆藏是否丰富的标志,一些缺乏保管价值的档案由此印上“永久”、“长期”的标记,收于档案库房中,既无助于档案功能的发挥,也给档案日常管理工作添加了麻烦,实在是留之无用又弃之可惜。因此,开展档案征集也好,组织档案移交接收也好,都应该专门成立档案鉴定小组,认真负责地把好档案鉴定这一关,切实避免“重量不重质”的做法,从而确保实现“既有数量又有质量”的丰富馆藏目标。

3、多渠道满足共享。档案的生命在于被利用。要提高档案的被利用成效,就必须提高档案的共享度。只有档案的共享度提高了,才能有效地满足社会和公众对利用档案的需求。有目的地对档案进行编研开发,有步骤地扩大档案开放,有力度地推进档案数字化,都是提高档案共享度的重要渠道。

加强档案编研。编研工作是档案共享、档案利用的较高形式,是开发馆藏档案信息资源的重要手段,编研水平的高低直接影响档案功能的发挥。首先,要增加人财物投入。由于开展档案编研工作需要足够的时间、人力、财力,目前这项工作还没有得到应有的重视。不管是县市一级的档案管理部门,还是更基层一级的档案管理单位,在机构的设置、职能的安排、人员的配备、经费的保障上,都缺乏对档案编研工作的有效支撑。因此要逐渐增强编研力量,增加人财物投入,打造良好的档案编研工作基础,保证编研工作的正常开展,不断提高编研工作的水平。其次,要提高编研质量。档案编研工作人员要加强党和国家方针政策、档案管理知识的学习,把握一个时期党委和政府的中心工作以及民生重点,在不断提升编研业务能力的基础上,坚持实用性原则,准确选题,高效编研,努力使编研成果具有较强的实用性、较高的使用价值,从而较好地发挥档案编研应有的作用。

扩大档案开放。依法扩大档案的开放范围,是提高档案共享度的一种直接方式。一方面,开放的内容和时机决定着档案共享的可能性;另一方面,开放可以更大限度地发挥档案的使用价值。开放档案应严格依照《档案法》及有关法规进行,对拟开放的档案要认真筛选、审慎鉴定。符合开放条件的档案应尽快向社会开放,并及时向社会公布开放档案目录,介绍开放档案内容,为开放档案得到尽可能广泛的利用创造良好的条件。扩大档案开放的方法和途径多种多样,可以在确定开放内容后,通过媒体或其他手段向社会公告;可以在加大档案征集和收集的同时,建好现行文件查阅服务中心;可以在完善档案工作社会化服务体系基础上,培育档案中介服务机构,拓展档案服务平台。

推进数字化管理。档案管理数字化,不仅能够使档案扩大共享范围,而且能够极大地方便档案的编研和利用。档案的数字化管理已经不是新生事物,电脑在众多领域的广泛应用,都取得了有目共睹的成效。当前运用电脑进行档案管理需要解决的问题,不是要不要、用不用的问题,而是如何加快步伐、大力推进的问题。首先要实现装备现代化,普遍配置电脑;其次实现档案管理软件开发利用,完善运行系统;再者实现档案信息数字化输入,逐步将纸质档案转化为电子化信息;然后实现档案电脑检索调阅,提高档案编研利用效率;再进一步实现网站创建和网络链接,让档案信息在更广泛的范围内交流共享,使档案的“传承”、“服务”功能得到最大程度的发挥。

4、多方面强化素质。档案“传承”和“服务”功能的发挥状况如何,与档案工作者的素质密切相关。从思想上、知识上、技能上强化档案工作者的素质培养,对于档案事业的健康发展、对于档案更好地发挥服务功能,有着决定性作用。

加强思想修养。最重要的是从思想上正确认识档案工作的性质和档案工作者的地位。要认识到,档案工作是一项集政治性、科学性、服务性为一体的专门事业,是实施现代化建设,开展历史研究,进行各项工作的必要条件。做好档案工作,不仅是当前工作的需要,而且是维护一个党、一个国家、一个地方、一个单位历史真实面貌的重大事业。还要认识到,档案工作者是历史的子女,肩负着继承历史文明的责任;档案工作者是历史的保姆,承担着保护历史发展记录的义务;档案工作者是国家建设和发展事业“大水桶”上的一块木板,影响着事业的兴与衰、成与败。认识到这一些,有利于档案工作者端正思想、平衡心态;有利于档案工作者塑造敬业爱岗、热心服务的新形象。

丰富专业知识。档案管理作为一门学问,拥有自身的知识体系和规范程序,对收集、整理、组卷、保管、查阅、编研、开发、利用都有一套严格的规定和要求,而且随着形势的发展,规定和要求也与时俱进。档案管理工作不是“装订起来放进箱柜就完事”的简单劳动,同人事管理、职能管理、决策管理一样,有其内在的科学性。因此,档案管理工作者要重视学习、善于学习,向书本学、向经验学、向行家学,不断充实和丰富档案业务知识和档案法律知识,增长业务才干,适应岗位要求,做好本职工作。

增进工作技能。工作技能是一个人综合素质的集中体现,也是做好业务工作不可或缺的条件。档案工作者要努力增进两方面的技能。一是业务技能,要注重掌握和熟练运用档案管理全过程每一个环节的操作本领,包括档案整理本领、档案鉴定本领、档案业务指导本领、档案开发编研本领和档案数字化应用本领等等,成为档案管理操作和提供档案服务的行家里手;二是参谋技能,要善于、敢于利用档案资料或档案管理知识,向单位和领导提出工作建议,规范各项工作,成为单位领导决策和做好部门工作的得力助手。

随着社会的进步,档案已经越来越受到人们的重视。档案工作也正在实现从封闭型向开放式、从重保管向重服务、从人治向法治、从传统管理向现代化管理的转变,档案事业迎来了一个发展的良好形势。只要全社会的档案意识不断提高,档案工作者坚持不懈地努力、积极主动地推进,档案“传承文明、服务发展”的两大功能必将在更大程度上得到增强和发挥。

 

    作者简介:方雪峰,男,曾任兰溪市委办公室副主任兼兰溪市档案局()党组书记、局()长。


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