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档案利用工作领域中存在的问题及对策
2008年9月16日

兰溪市档案局()    郑娟娟

   

摘要:档案管理的最终目的是为了利用,但在档案利用工作中还存在着诸如信息资源的急剧增长和变化、档案工作人员的知识结构不合理、档案管理法规的不完善、人们对档案认知的不足等新情况和新问题。这就要求我们进一步解放思想,更新观念、实现资源共享、改善优化馆藏、转变角色、提高服务水平。

    关键词:档案  利用  问题  对策

 

档案是人们在社会实践活动中形成的记录,是历史的积淀。档案被历史学家称为“历史的粮仓”,被文学家称为“创作之翼”,被行政学家视作为治事之工具。然而,现在档案利用的社会化、大众化发展阻力重重,形势不容乐观,这到底是什么原因呢?笔者就档案利用工作中存在的问题及对策谈点粗浅的看法,与大家共勉。

一、档案利用工作中存在的问题

1、档案信息资源的急剧增长和变化。档案信息资源的急剧增长和变化,是档案利用工作中最突出的问题。首先,档案信息资源的急剧增加,已经超过了档案利用工作系统的负荷能力。档案利用工作面临一种新情况,大量档案信息资源亟待开发,而档案开发利用的经费、技术水平及各种设备远远满足不了需要。就拿我市档案馆来说吧!近年来馆藏量增长速度飞猛,由于没有专项经费投入和专门人才的开发,全馆12万余卷档案只有1%左右档案建立数据库,进行电脑查寻,实现资源共享。其它大部分档案只能靠手工查找,大海捞针,这样费时又费力,接待人员负担重,利用者不能满意。其次,档案信息资源复杂化程度提高,社会各行各业高度分化与综合,特别是政治与经济之间的关系的加强,造成档案信息资源分布的分散和内容的分散,同时,还出现新的档案种类。这就扩大了查找和利用档案信息资源的范围,增加了查找和利用档案的难度。再次,档案信息资源其他各种状况的变化加剧,如档案信息资源老化加剧,档案信息资源保密性及内容、质量、制成材料质量降低等等,这种状况的变化加剧大大加重了档案利用工作系统的负荷,增加了档案信息资源开发过程的障碍,从而影响了档案利用工作系统功能的充分发挥。

2、档案工作人员的知识结构不合理。档案工作人员的知识结构与现代档案利用工作的发展不相适应,严重影响了档案利用工作的效能。国家教育部和全国城建档案委员会在1998年时对城建档案机构调查时,令人触目惊心的是:档案机构中专科以下人员数占全部人员的比例竟高达81.88%,每百人中还不到一人具有硕士以上学位。陕西省在2004年统计各级的档案行政管理部门和国家综合档案馆中具有大学(大专)档案专业程度242,占总人数的11.79%,按受过在职培训教育353人,占总人数的17.1%。尽管近几年来有很多档案专业人士,在各种报刊杂志上提出了关于档案人才培养的一些看法。但是由于职业的清闲,没有多少人愿意就读档案专业,有些高等院校干脆把档案专业也撤了,改为其他热门专业。档案部门想招几个档案专业毕业公务员都困难。上述情况表明:在我国档案系统中,档案管理者素质水平普遍还不够高,档案工作者没有扎实的专业知识技能,要进行档案的合理有序整理就存在问题,进行档案编目编研那肯定是举步惟艰,档案信息利用的现代化恐怕对他们来说也只能望洋兴叹。

3、档案管理法规的不完善。我国现行的档案法规从制定到实施已经过一次修改,但档案法规的缺陷仍然存在。主要体现在三方面:

①操作性不强。如《档案法实施办法》第二十条规定:“……档案自形成之日起满三十年但档案馆以为到期仍不宜开放的档案,经上级档案行政管理部门批准后,可以延期向社会开放。”但对档案管理部门在如期审查不宜开放的档案的程序、方法、过错责任上没有制定,让行政管理部门无法操作,从而影响开放利用。 

②存在法律真空现象。我国档案法律法规虽说很多,但档案开发中的奖励措施和监督措施过于简单,基本处于“真空”状态,它约束着档案信息的开发和利用。

③法规的不合理,导致档案管理者“畏手畏脚”。如《档案法规办法》第二十条规定:“……一旦发生此类事件,将按《档案法实施办法》第二十七条规定处理:‘根据有关档案的价值和数量级,对单位为1万元以上10万元以下,对个人为500元以上5000元以下’的数额罚款。”为了避免此类事情的发生,档案馆一般都抱有“明哲保身”的思想,追求“但求无功,只求无过”的价值取向。

4人们对档案认知的影响。著名的美国档案学家谢伦伯格在《现代档案---原则与技术》一书在开篇有一段绝妙的描述:“如果问一个普通的过路人,为什么政府要设置档案机构,他多会反问,‘档案是什么,档案机构又是什么?’而在听了关于设置档案的意义的解释之后,他多半会以‘那不过是政府的又一种浪费罢了’作为回答。至于档案本身,几乎可以断言,他准会提出‘为什么不把那些废物一烧了事’这样一个使交谈难以继续下去的问题。”这段描写深刻地说明了人们对档案的了解还是很欠缺的,对档案价值没有一个正确的认识。人们对档案的认知方面的问题也是影响档案开发利用的又一因素。

认识档案价值的倒错。档案是人类的记忆,惜日的精华。而有很多人认为档案是权力的象征,统治者的私有工具,甚至有人谈其毛骨悚然,“敬”而远之。也有人们视档案如粪土,让档案成了糟粕,成为“鸡肋”。即使再好的精华,也将变得暗淡无光。这种档案价值的倒错,是人们对档案认知的“误区”,也是影响档案利用的重要因素。

认识水平的限制。我国公民的整体文化程度还不高,然而历史档案在我国馆藏档案中占很大比重,我国历史档案都是以古汉语的形式表达,在我国现有的文化程度下能真正读懂能有“几人与”。人们有限的认识水平无疑成了一部分人利用档案的“拦路虎”。从现有档案开放情况来看,文明程度越高的地区档案利用情况也越好,在国内如上海、北京、江苏等省无论从档案工作还是档案利用都是走在国家前列的;在国际上,经济发达的国家档案的利用情况往往比落后的国家的利用情况要好。由此可见,公民的整体文化程度的高低影响档案的开发利用,对档案的有限的认识水平也是影响我国档案开发利用的负面影响。

二、做好档案利用工作的建议

1、解放思想,转变观念,走出自我封闭的思维模式。档案的价值通过服务社会取得实效来体现,档案馆必须在为党和国家工作大局服务中,为社会各界和广大人民群众服务中找准自己的位置。要加强内部管理机制上的创新,强化竞争意识,打破以往“看摊守摊”的传统观念。积极主动地为用户提供咨询服务,做好用户反馈信息的收集工作,及时了解用户需求,开展利用预测工作,做好超前服务。下大力气,广开渠道,充分挖掘档案馆档案信息资源,使其尽快从封闭式的管理中解放出来,进入市场转化为生产力,为经济建设和社会各项事业发展服务。

2、让档案信息资源“流动”起来,实现资源共享。档案馆要让档案流出“馆界”,使各馆的档案溶为一体,真正树立社会档案观,在“统一领导,分级管理”思想指导下全面实行网络建设。目前我国已起步建立的某中心档案馆为轴心的资源共享的目录中心。现在已有以中央档案馆为中心建立了革命历史档案资料中心,以中国第二历史档案馆为中心建立了民国档案资料目录中心。我们还可以以省市区档案馆为中心建立本行政区档案资料目录中心。以市(县)档案馆为中心,集中全市(县)各机关、团体、企事业单位的全部档案资料目录,并由其负责收集、存贮、控制、传递全县档案资料信息,实现档案资源共享。

3、改善优化馆藏,增加群众需求的档案进馆。目前县级档案馆馆藏种类比较单一,馆藏文书档案多而专门档案、科技档案少;党政机关档案多而基层企事业单位的档案少;行政管理档案多经济建设、科学研究档案少;公务活动档案多而私人档案、家族档案少。馆藏单一造成档案利用工作落后于社会实践的需要。随着社会主义市场经济体制的建立,“小政府,大服务”的机制不断完善,许多反映科研活动,经济建设等社会生活主旋律的科技档案,专门档案,经济管理档案大量产生基层企事业单位乃至私营企业、外贸企业的档案也不断完善。作为档案馆应该积极收集这方面的档案,忽略这方面的档案将是馆藏的一大损失。因此,档案馆的馆藏建设应该以当前和长远的用户需求为导向。作为国家档案事业的基础性机构,档案馆存在的意义在于集中保存和有组织地开发档案信息资源以满足多样化的用户需求,这就要求我们的档案工作必须进行用户研究,分析用户需求的类型、需求层次,需求影响性因素,需求满足方式、需求表现形式以及用户利用档案的能力等等,以使档案工作真正符合社会对档案的需求状况。

4、更新观念,拓宽编研工作的路子。档案工作人员应将社会需求作为编研选题的首要标准,从实际出发,找准编研工作与现实工作的结合点,选择一些社会需求量大,实用价值高的题材进行编研,使编研工作产生最佳的社会效益和经济效益。在具体方法上,一是可采取走出去的方式,即走出档案馆,走向本区域内的各个基层档案馆;还可以走出本区,走向其他市县城市档案馆,开发出一条馆室结合,馆际结合,共同开发档案信息资源的道路,并且不断地拓宽编研渠道,编辑出实用性强的编研产品。

5、转变角色,提高服务水平。要改变现状,迎接挑战,获得“礼遇”,档案工作者必须从两方面改变角色:一方面是从思想上转变角色,要树立以民为本的“民本位”思想,使自己从“特权的保护人”角色向公民民主权利的捍卫者、社会生活的服务者和科学文化的传播者角色方向转变。另一方面是从技术方面转变角色,要以新技术为依托,开发档案信息技术,使自己从“档案档案,管管看看”的角色向“一索即得”的智能型角色转变。只有角色的转变才能保持档案工作“与时俱进”,才能避免档案馆被现今新型的信息机构(如文件信息中心等)所淹没,确保档案工作者的地位。

提高服务水平,我们不仅要在硬件上下功夫,而且应该在服务态度上要“更上一层楼”。在硬件方面,档案馆的选址要改变传统“保守”思想选择偏远地区的情况,要选择人口密集,经济发达的闹市区,方便民众参观利用。档案馆风格上也应该以“开放”为基础,摒弃往日“森严”的“嗜好”。档案的阅览大厅应有目录、索引等多种检索工具,并安排咨询人员。在服务态度方面,要以市场中“把顾客当作上帝”的口号当作服务理念,以用户的满意度作为服务好坏的标准。用优质的服务来“满足”用户,吸引用户。

6、提高社会档案意识,重塑档案工作者形象。美国档案学者埃文斯尖锐地指出:“现代信息最使惊奇和令人遗憾的方面之一是档案这种记录信息的最古老而持久的形式,虽然对于每个国家和每个民族都是唯一的和至关重要的,却仍然很少为人们所知道了解。”档案工作是文化事业工作,是一项服务性工作。既然档案工作是服务性工作,那么档案工作者就不能当“坐商”苦等客人的到来,要“笑迎天下客”。“酒好也怕巷子深”,档案工作者要主动出击,做好宣传工作,改变计划经济遗留下来的后遗症------“皇帝的女儿不愁嫁”的思想。提高社会的档案意识,要让群众了解档案,知道其经济价值、凭证价值、史料价值等多方面的价值,从而达到积极主动利用档案;也要让群众明白档案馆是服务性文化事业单位,消除人们心理上的障碍;更要让群众认识到档案工作者的公仆作用,要对档案工作给予监督。

总之,笔者认为,在中国档案事业的“夹缝”时期,做好档案的开发利用工作是档案工作者义不容辞的光荣职责,是创新档案工作的一个重要方面。档案部门要把档案的开发利用放在重要的位置上,充分利用档案馆藏,根据不同需求,按照专业、专题系统地提供档案优质服务,最大限度地挖掘档案资源潜能,切实提高档案资源的开发利用能力,只有这样才有利于档案工作服务的改进,有利于提高社会的档案意识,有利于档案事业整体水平的提高。

 

作者简介:郑娟娟,女,馆员,原兰溪市档案局()副局()长,从事档案工作17年。多年来发表的《档案工作服务构建和谐社会的思考》等论文多次被省档案学会、金华市档案学会、兰溪市科协评为优秀论文、学会交流论文。


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