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档案数据库信息的补登与应用效果
2008年9月16日

兰溪市城建档案馆    陈云红

 

摘要:本文对档案查询系统的信息不完善进行一系列改进、补充的理由、方法以及应用效果的阐述。

关键词:信息  补登  应用效果

 

我馆是金华地区城建档案馆(室)中较早实行电脑微机检索查档的馆室,实行微机检索比起手工查档要快捷许多。近年来,随着城市化进程的加快、社会经济的发展、老百姓法律意识的增强,因产权置换、房屋转让、装修、打官司等情况前来我馆查询资料的人员日益增多。在接待查询的过程中我们发现:数据库中的某些信息资料不适应现行查档的需求。问题的症结在哪里呢?

使用微机查档一般从四个窗口进入:案卷题名、编制单位、移交单位、编制日期。其中利用最多的是案卷题名查询。按照中华人民共和国《建设工程文件归档整理规范》国标规定:“案卷题名应简明准确地提示卷内文件的内容。案卷题名包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。”其中工程名称是建设单位在工程开工前自行冠名的。一般是XX地块或XX小区(或花园)+数字编号(1号楼、2号楼或A楼、B楼)这样称呼。工程名称定下后,在办理工程规划、施工许可证等一系列审批手续以及在以后的施工、竣工等环节,都以这个名称来称呼。以前,我馆在立卷后编制案卷题名时就是以工程名称+卷内文件内容来编制的。但我们在日常接待住宅、商铺档案查询时,一般查档人都持产权证或市地名办核发的门牌证来查档的。因为他们是不知道这幢房子原来的工程名称的。有时为了查一个资料,我们要辗转多家单位及相关人员打听有关讯息,然后才查到相关工程名称。这就造成了明明资料已进馆,却因为没有与工程名称对应的门牌号的查询信息,而造成工作效率低、查档准确率不理想的状况。针对这一实际情况,为了提高工作效率,更好地服务民生,我们从2006年起就对归档资料收集范围及案卷题名编写工作作了改进,并对馆内的数据库中的有关数据进行集中补登,具体思路是:查档线索集中到地名办核发的门牌号上来。因为门牌号是地址的一个坐标,它不会因单位更名、产权转让等因素而造成门牌号的变动。以前,当建设单位工程竣工移交资料时,市地名办编制门牌号这个工作是滞后的。现在,工程综合验收时市地名办已把门牌号编制、装钉好。具体做法是:

1、从2006年年初起,在我馆编制的城建档案归挡目录中增加了“与幢牌号相对应的门牌号”这一条。即建筑工程建设单位在向我馆移交城建档案时,我们要求建设单位提供市地名办编制的与工程名称相对应的幢牌号,并在工程总平面图上分别标明。

2、从我作起,从现在做起。对收进馆的档案资料进行整理立卷后,在编写案卷题名时把市地名办编制的幢牌号放在前面,尊重资料形成的真实性,在幢牌号后面还是编入工程名称,这样既保证资料的真实性,又符合案卷题名编写的国标要求。下面我以同一幢房子为例,把原编写的案卷题名与现在编写的案卷题名作一个比较:

原来编写的案卷题名

现在编写的案卷题名

金兴花园13#商住楼竣工图纸

金兴村24号金兴花园13#商住楼竣工图纸

三江路中建苑1#地块1号商住楼竣工图纸

三江路21号—1幢三江路中建苑1#地块1号商住楼竣工图纸

注:①金兴花园是工程建设单位自行命名的工程名称,13#楼是他们开发的第13幢房子,与之相对应的门牌号是金兴村24号。②三江路中建苑1#地块1号楼是施工单位自编的工程名称,与之相对应的幢牌号是三江路21号—1幢。

3、我馆在参加工程竣工验收时,要把业主提供的门牌号与建筑物上装钉的门牌号进行实地核实,详细查看每一幢房子的幢牌号是否与该工程名称相符,以便掌握第一手资料。

4、对馆内以前已组卷归档的商住楼工程的幢牌号信息进行集中补登。要做好这项工作的工作量很大,而且很烦琐。我们通过各方面工作调研,采取:请求市民政局地名办的工作支持,在取得地名办幢牌号资料后,进行与相关工程名称作对应的资料整理,然后补登到馆内数据库。这项工作仅对数据库查询系统作补登,案卷封面上的案卷题名不作修改。

5、在接待查档过程中:如发现部分案卷资料信息有差错或变更,及时更正或在备考表内作说明。

进行信息补登后的应用效果:

1、查档的快捷性、准确性进一步提高。查档人只要提供门牌号或者产权证中的房屋座落即可查到相关资料。不用去考证当时的工程名称。

   2、用门牌证资料查档,再也不会因为产权转让、单位更名、时间的推移、当事人变化等因素造成查档困难,因为门牌号码是不会因上述因数的改变而改变的。

    3、及时发现工作上的不足之处,并且去改进它,使档案数据库资料更加充实、完整、实用,提高了工作效率、服务水平,这是一项一劳永逸的工作,体现了新时代工作创新的精神,功在当代、利在千秋。

 

作者简介:陈云红,女,85年起人从事档案工作,助理馆员,现任兰溪市城建档案馆馆长。论文《学法用法,确保城建档案馆工作有序开展》在《浙江档案》2008增刊第一期发表。


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