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县市公安机关公安档案现代化管理之我见
2008年9月16日

兰溪市公安局    吴赛花

 

摘要:公安档案是公安机关及其公安民警在社会治安综合治理为主要内容的警务活动和公安队伍管理中直接形成的,作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。搞好公安档案的现代化管理已迫在眉睫,但目前却存在人的观念后滞、纯传统化、恶性漏管、缺少传记等问题。因此,需要树立公安档案管理现代化观念,不断完善公安档案管理制度体系,配备现代化档案管理设施,建立电子档案备份库,培育现代化档案管理人。同时,筹备公安档案管理专项资金,增设个人和单位传记式档案。

关键词:公安档案管理  存在问题  现代化管理  

 

公安档案是公安机关及其公安民警在社会治安综合治理为主要内容的警务活动和公安队伍管理中直接形成的,作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着计算机应用技术和信息化社会的不断发展,如何搞好公安档案的现代化管理,适应新的机遇和挑战,已显得迫在眉睫。今笔者结合在公安档案五年工作实践中所产生的一些设想,略陈己见。

一、当前公安档案现代化管理之缺陷

公安档案现代化管理的根本要素是人机结合和信息化、管理制度创新,但目前在这些要素的把握上,出现了一些问题:

(一)人的观念滞后化。

1、某些中层干部的史志意识淡薄。一些中层干部谈起马克思主义哲学,皆知历史唯物主义和辩证唯物主义,但在实际工作中,却把历史唯物主义搁在一边,缺乏一种公安档案资料是公安史志之母的意识,不重视公安档案管理,把这看作是一项多余的工作,根本没有列入所抓的工作之中。有的中层干部不但自己在任期间不注意积累公安档案史料,反而把前人留下的公安档案史料给毁了。这种情况是比较常见的,这当中流失的公安档案资源是可想而知的。

2、一些档案管理人的非理想化。目前,一些县市公安局、公安分局的档案管理人员,很少是档案管理专业毕业的,大多是双向选择交流上岗的。因此,上岗后只能顺着前人的足迹干一番,责任心强一点的公安档案管理人,略有开拓创新,闯出一些自己的路子。况且,由于双向选择制度规定公安民警轮流岗位的周期一般在3年左右,因此,大多数公安档案管理人刚刚熟悉档案管理业务,又交流到别的岗位,使公安档案的现代化管理难以持续探索与发展。

(二)管理的纯传统化。

一些公安机关的公安档案管理还处于完全的传统化。一是现代化装备不足或成摆设。为了档案管理的达标,有的局档案室虽然配备了电脑,但不是容量太小,就是应用软件的安装不能满足档案管理。有的公安档案管理人不会用电脑,使电脑的贮、查应用不多、不快。二是电子档案信息化程度不高。大部分县级公安机关的档案管理资料沿袭着传统载体即以纸质材料为主的部分,现代化的电子档案极少,从而,不利于设立备份库。上世纪九十年代中、后期,一般的公安局均已使用计算机文字处理功能,由于不注意电子档案的建设,没有将所有运用计算机打字的文件刻制成光盘,如果要编研材料,又要重新打字或扫描,导致人力和财力的重复投入。三是缺少备用库。目前,一个公安局的档案往往只有一个档案室,有备份的较少,万一有个闪失,无法弥补。

(三)漏管的恶性化。

公安档案资源涉及方方面面,公安档案制度和公安档案相关人的观念陈旧,导致公安档案管理工作对于局部档案资源鞭长未及或莫及。由此导致档案资源的流失,与现代化档案的要求格格不入,并伴随着恶性化。这流失与滋生恶性化的档案资源,主要是五方面:一是新闻部分,公安机关被各级新闻媒体采用的稿件(尤其是电视新闻),只是将公安业绩宣传出去了,尚未归档(包括未刻制光盘)存档并存入局档案室。今后要查找资料,编辑史志资料,不仅要花精力到新闻媒体单位查阅,还得花一笔资金;二是相片部分,拍了不少,花钱不少,存档不多。尤其是办公楼(有的办公楼已经撤除)、警务室、部门或单位的"全家福"类照片保存很少。现要编辑公安史志要用到的有些相片,要花钱到社会上征集,有的花钱还征集不到,成为一种遗憾;三是各单位、各部门人员外出参加会议带回的或很有价值的自行规定与创新方面的资料未送局档案室归档,今后查找起来很麻烦,有的还查不到踪迹;四是移交清单未归档,部门与单位的中层干部轮流后,只是双方各执一份,有的在部门或单位存档一份,局档案室则无存档。如今追查起有些办公用品去向,一旦找不到各自的移交清单,双方的所述就无据可查,这给侵占公共资源者以可乘之机;五是户籍资料和出入境人员的审批资料尚未存档于局档案室。户籍资料部分,现在均由办证中心或派出所自行保管,尤其是第二代身份证换证在即,原居民身份证底卡如何归档?面临着新课题。另外,对于婴儿出生证明、外迁和死亡部分的人口档案如何归档?也是个问题。人口档案管理不搞好,直接影响到保险人受益和著作权划定年限等的依据。另外,人口档案资料由窗口单位自收、自建、自查、自供查档人信息,缺少第二部门的监督,容易导致权钱交易之腐败。

(四)缺少传记化。

时代在变化,人文精神在发展,一个公安局除了局主要领导外,还会出一些英模、劳模、业务行家、科技发明人和文化名人,这就要增加个人传记式归档资料,包括本人的人事档案资料、图片、影视资料等,但目前大多数公安局的档案室中未设立个人传记式档案。另外,目前对于一个局范围的部门和单位也没有建立传记式档案,一个科室、一个部门,增加、撤销或合并,只有过程的记载,没有部门或单位的传记存档,这使一个档案室缺乏一种现代化的精神文明,与公安档案的现代化管理不相适宜。

(五)、缺乏制约性、制裁性的公安档案管理制度。

制约性、制裁性的公安档案管理制度的贫乏,导致了一些中层干部对于公安档案资料处理的随意性和配合、支持公安档案管理人的消极性。例如,公安档案管理人员要求某单位将相关公安档案资料送达归档,其不送,故意将相关档案资料销毁,目前尚无追究责任的制度。

二、县级公安机关档案现代化管理之拓展

实现县级公安机关档案管理的现代化,还需从以下几方面入手:

(一)树立公安档案管理现代化观念。

加快档案信息化的建设,要更新各级领导的知识领域,使档案信息化有一个明确的引路人。一个部门如果没有一名知识型的领导主管业务工作,档案管理现代化、信息化就是一句空话。因此,从局领导到中层干部以至于每个公安民警,都要有公安档案资料具有的历史性、借鉴性的观念。作为公安局的领导,要实实在在地做到两个“从优”,努力把公安档案信息化建设作为警务建设的一个重要内容,逐步构建起公安档案信息平台,提高工作水平和工作效率、提高服务质量,以适应公安档案管理现代化的需要。一是从优对待公安档案管理人;二是从优营造公安档案管理环境,在一个公安局形成公安档案管理的档案室、陈列式和史志研究室的“三位一体”格局,优化档案管理的组织体制、结构形态。尤其要加强对于中层干部的唯物主义历史观教育,在抓本单位本部门的队伍建设和业务工作中,一定要有公安史志意识,用好手中决定一种资料生死存亡的权力。在享受前人留下公安档案资源的同时,要为后人积累公安档案资料,对具有史志功能的相关资料,不能随意抛弃或销毁,要尊重公安档案管理人的劳动,遇到是否具有归档价值的资料时,多问专业性公安档案管理人。

(二)不断完善公安档案管理制度体系。

公安档案管理的现代化,首先必须有公安档案管理制度体系作保障。要修订、完善公安机关档案管理工作各项规章制度,强化档案室安全措施,完善文件归档和收集,重点保证文件材料归档及时、完整,确保方方面面的档案资料归档入库。同时,进一步明确公安档案管理人员的岗位职责和档案利用者的责任,加强档案利用跟踪和监督,重点防止、杜绝档案丢失和损毁现象的发生,加强档案的安全管理。另外,当前上级下发的一些公安档案管理制度,通常是纯业务性的,制约性、制裁性的公安档案管理制度有所空缺,可以由县级公安机关自行制订、完善。

(三)配备现代化档案管理设施。

应用计算机整理归档文件,是公安档案管理工作的大势所趋。实现文档一体化、建立档案数据库,是办公室工作和公安档案管理工作的客观要求,也有利于档案信息网络的建立和档案的调阅。因此,公安档案主库除必须的检测设施、支架设施(档案橱柜)外,必须配备一台以上的高容量计算机及其档案管理软件及新式档案装订设备。要配备电脑和高清晰度的电子扫描仪、数码摄像机和高像素的数码照相机,以建立电子档案。在应用现代化技术管理公安档案过程中,要掌握与档案信息处理有关的标准化知识,运用计算机进行档案自动编目和自动检索,档案自动(原文)存储与检索;实现档案自动标引、档案资料的自动编辑、文档一体化自动管理以及公安档案保管环境的自动控制;提高字迹褪变档案的信息增强和恢复性处理。相关档案资料除刻制光盘保存外,在电脑中也有贮存,可以不放入光盘直接检索查阅。

(四)建立电子档案备份库。

纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息,但电子文件却可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。这样利用很小的空间就可以保存大量的信息,而且开发利用的速度快。具有直观性、选择性、易操作性。再者,信息化是当今公安档案事业发展的重要方向,在以知识和信息为主要特征的知识经济、信息经济时代,公安档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化,已势在必行。因此,大力加强公安档案信息资源管理,全力开发公安档案信息。对电子警务条件下的公安档案管理工作进行深入的思考和实践,重视档案信息增值服务工作,不断优化公安档案资源开发利用工作的保障环境,深化公安档案资源开发,有序推进传统载体公安档案的数字化进程,逐步推进全文信息采集,并通过局域网络平台,构建公安内部档案信息共享平台,以实现公安档案信息资源共享。因此,运用现代化手段,对于现有的纸质为主的传统载体公安档案资料进行处理,建立电子档案。当然,建立电子档案,有计划、有步骤地进行,先易后难,先小部分后全面推进,一般分三个梯次进行。第一梯次为率先型,率先完成低成本、容易操作部分的公安档案的信息化建设。例如,兰溪市公安局准备今年将1990年至2007年的公安信息刻制成光盘,目前已经在扫描。建立居民身份证的电子档案工作,也正在进行中;第二梯次为跟进型,按照前一阶段公安档案的信息化建设的探索与实践,对所有公安档案进行信息化处理;第三梯次为补充型,对于遗漏的公安档案资料补救、补充,最终复制出整个档案室资料的电子档案。电子档案建成后,向“一局两库、一卷两级”存档方向发展,即在一个公安局内,设立一个档案主库,纸质档案、电子档案共存,另设一个备份库,专存电子档案;“一卷两级”存档包括两层含义:一是一卷档案资料在局档案室存档的同时,单位或部门存其电子备份档案;二是将电子档案送上一级公安机关档案室存档。这样,实际上一份档案,有了三处电子备份档案存档。况且,将有关公安档案信息上局域网,供公安民警上网直接查阅。

(五)培育现代化档案管理人。

一个现代化的公安档案管理系统,必须具备有现代化管理水平的公安档案管理人。这就是说,实现公安档案管理的现代化,要从提高公安档案管理人的现代化意识和专业理论和技能开始。一方面,按照实施人才战略的要求,公安机关在对外招收公安民警时,要招收具有档案管理学历的人进公安机关搞公安档案管理;另一方面,对于已经在岗的公安档案管理人员,在增强其责任心、事业心的同时,以优惠政策留人。以发放岗位津贴、评定技术职称和公安档案管理能手、优先考虑非领导职务安排等措施,鼓励其在公安档案管理岗位奉献,并工作一些年份。再者,对公安档案管理人进行培训。对公安档案管理人进行分层次的公安档案基础知识教育、高级理论教育及其专业技能培训,增强公安档案管理人的现代化档案管理意识与技能,培养一支政治合格、业务精通、纪律严明、作风过硬、服务优质并具有较强的开拓创新意识、具有一定数量和质量的年轻的公安档案现代化管理的生力军,其中包括公安档案现代化管理的干部队伍。最后,走出去、请进来。经常出去参观取经,以举一反三效果提高、完善本局的公安档案管理工作;经常请上级公安机关的档案管理领导或有关专家前来对本局对公安档案管理工作进行把脉,以矫正管理理念、制度与方式方法。

(六)筹备公安档案管理专项资金。

从投入角度而言,公安档案管理是一项消费工程,而且是一项大投入、长积累、晚见效的工程。当前,制约县级公安机关公安档案现代化管理的主要因素还是资金。没有资金的投入,就不能优化库藏结构,包括加强濒危珍贵档案的抢救;就不能配备现代化的先进设备,也不能实现传统载体的公安档案向着电子公安档案的转变。由此而决定了必须建立公安档案管理的专项资金,以确保档案本身的保管费用和辅助设备的添置,维修、保养费用、档案保管革新的费用。

(七)增设个人和单位传记式档案。

对于副局长、副政委以上的领导干部和有突出贡献或成就的中层干部、公安民警、在编职工,要建立个人档案。要以一份个人简历或概况介绍,一份自传,一套相片,一段影视资料,一系列成就复制品这“五个一”为主框架,建立个人传记式档案。对于各部门、各单位,也要建立传记式档案,对自该部门或单位成立以来的政绩、人物春秋作一些介绍,对于其职能、职责包括建立与撤销、与其它部门或单位合并的原因也要作一番记载。

 

     作者简介:吴赛花,女,现任兰溪市公安局档案员,2002年从事档案工作, 2006年因档案工作突出荣立个人三等功。

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