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浅谈档案信息资源的开发与利用
2008年9月16日

兰江街道办事处    章卸中

 

摘要档案信息资源是国家信息资源的重要组成部分,要高度重视档案信息资源的开发与利用。在信息化时代的背景下,提高档案工作者的素质和优化馆藏结构、提高馆藏的利用效率是加快档案信息资源开发的重要途径。

    关键字:档案工作  馆藏  数字化  网络化

 

当今世界是以高科技为主导的知识经济时代,知识已成为经济、社会发展的主导力量。知识信息在飞速增长,信息利用率已成为国家实力的重要指标。档案作为历史的记录,知识的载体之一,汇集着大量的信息,且是最原始,最可靠的信息,具有不可估量的开发利用价值。推进档案资源的开发利用,对经济发展和社会建设具有重要的推进作用。我国的档案管理已从传统的实体管理向档案信息化管理发展,档案服务职能已从行政服务向社会化服务过渡,档案信息资源已成为社会共享的信息资源的一部分。因而如何在网络环境的背景下,充分开发利用档案信息资源是现今必须要思考和解决的一个问题。

一、档案信息资源开发的含义

开发档案信息资源就是要在维护党和国家根本利益的前提下,将馆藏档案信息尽可能挖掘出来、传递出去,发挥其应有的作用。具体地讲,档案信息资源开发是指对档案信息进行加工、整理并将蕴藏于档案中有价值的、适应社会发展需要的各种知识、信息挖掘出来,最大限度的为广大利用者服务,以提高档案信息利用效率的一种知识信息整序和传递过程。或者说,是对档案承载的信息进行采集、加工、存储和输出的整个过程。或者说,是对档案承载的信息由静态激活为动态,为利用者所接受的过程,是实现档案价值,充分发挥档案信息作用,为社会实践活动服务的系统工作。

 1、档案信息资源开发对象是馆藏档案中隐含的信息。这里的馆藏档案是集中的,经过加工整序的,处于日常保管状态下的档案。这需要实体管理提供相应的保障。当然,这也是档案信息资源开发区别于其他开发的根本标志。

2、档案信息资源开发任务是对静态的档案信息进行加工、处理和相应的信息输出,直接满足利用者的需要。

3、档案信息资源开发性质表现为一种高层次的智力劳动过程。

4、档案信息资源开发系统的整体功能是缩短档案信息的传递时间,广泛、迅速、准确地将档案信息传递给利用者,从而最大限度地发挥档案信息的经济效益和社会效益。

二、正确认识档案信息资源的地位和使用现状

正确认识档案信息资源的地位,是开发和利用档案信息资源工作的前提。档案包含了大量的数据、资料、图表、文件等原始凭证,是最原始,最真实,最有说服力的历史记录。它数量巨大,涉及各个行业,社会的方方面面,上至国家、各级政府,下至企业、社区,直至家庭、个人,是国家的基础资源,是信息资源的重要组成部分,具有不可估量的社会经济价值。这些档案资源只有开发利用起来,才能促进经济的增长和国家职能的转变,才能满足人民的物质文化需求,发挥它们应有的价值。特别是各地方档案部门收藏了大量含有当地历史文化信息档案史料,但至今大多处于“养在深闺人未识”的阶段。在各地注重文化建设,挖掘地方资源的今天,这些档案史料的价值不言而喻。

我国档案信息资源虽然很丰富,越来越多的人已认识到它的价值,但由于受到多种主客观因素的制约,各地档案利用率很低。目前存在的问题主要是档案现代化管理落后,传统的档案管理模式仍在主导地位。多数档案馆(室)采取被动上门服务的方式,且对自身宣传力度不够。档案人员做到了收集、整理、保管和保护等基础性工作,但对档案利用这一中心工作却没有应有的认识,多数档案置之高阁,没有发挥它们应有的社会经济价值。从档案的编研工作来看,不少编研部门形同虚设,它远远跟不上档案信息资源的开发利用需要,使社会各界难以了解馆藏情况,不能及时了解馆藏中有哪些资料可供自身的使用。再者没有充分利用网络这一载体,没有实现档案数字化、网络化,因而使用者难以方便、快捷地利用档案信息。

目前,档案信息资源开发存在的主要问题

1、馆藏结构单一。据有关资料介绍,现在很多档案馆的馆藏文书档案所占比例偏大,而科技档案、声像档案所占比例偏小。这样的馆藏结构,从开发档案住处资源的角度分析,范围狭窄,档案资源不够丰富。因为社会对档案信息的需求是多方面的,馆藏单一不能满足社会需要的多样性,特别值得提及的是,大量的文书档案中涉及经济内容的较少,因而,使这些档案信息直接服务于经济建设,存在着较大的难度。

2、案卷质量较差。由于历史原因,过去的档案案卷质量不同程度地存在一些问题,质量不高的案卷自然会影响档案信息开发利用,道理是显示而易见的。

3、档案意识薄弱。档案部门一直被认为是冷门单位,一部分档案工作人员安于现状,故步自封,陈旧落后的思想意识和精神状态,严重影响了档案工作的有效开展,以致于社会各界对档案的了解很片面,给档案蒙上了一层神秘、封闭的色彩,阻碍了档案信息的开发和利用。

4、档案人员素质有待提高。档案工作人员应随着社会的发展而不断提高自身的素质。但就目前情况来看,存在着专业知识匮乏、文化水平较低,素质较差,缺乏创新意识,观念陈旧等问题,严重影响档案管理工作,也增加了利用工作的难度。

三、开发利用档案信息资源的途径和方法

针对档案信息资源丰富,但档案管理方式落后、档案利用率不高的现象,我们认为目前应从提高档案工作者的素质和优化馆藏结构两条途径来加以改变,实现档案信息资源开发利用工作的新局面。

(一)着力提高档案工作者的素质。

在现阶段档案信息数字化的过程中,迫切需要现代化的综合性的人才,他不仅要具备较高的专业水平,而且要精通现代网络技术。但从目前情况看,许多档案部门缺乏这样的人才,大部分档案人员现代技术水平偏低,甚至有现代文盲现象。那些从事传统纸质的档案工作者有不少专业领域水准较高,可惜没能及时补上档案网络技术这一课。他们的管理理念和工作方式已渐落后于时代的要求。档案信息化的发展,要求他们与时俱进,更新自己的知识结构,转换管理理念,适应时代发展的要求。

1、改变档案工作者的管理理念。

档案工作者面对信息化的时代要求,必须自觉地从传统的实体管理向档案信息化管理发展。档案工作者将不再像以往那样仅仅提供实体性的档案服务和维护档案的物质安全,他们要意识到自己的首要职责是以最高的效率给档案利用者提供档案信息服务。在档案工作中, 档案工作者应把加工和完善馆藏档案,加速档案数字化建设,以满足档案利用者的需求为工作的主动力。把档案的利用率作为衡量自身工作成绩的一个重要标准。同时档案工作者应开放自己的工作,通过与其他相关部门的合作来推进档案信息化的开发和利用,如实现档案部门、电子文件形成部门和计算机与信息管理部门三结合。

2、优化档案工作者的整体人员结构和个体知识结构。

针对传统纸质档案工作者对网络技术的陌生,档案部门应引进部分高科技人员,通过他们所带来的计算机前沿知识和档案后台管理技能可以实现对档案的初步数字化和网络化过程。此外,新引进的人员在管理档案的开放性思想和管理高效性思想可以逐步地同化档案管理的落后思想。其次,必须加强对在职档案工作人员的观念和技能培训,使他们尽快熟悉现代化技术、技能的运用, 壮大适应信息时代要求的档案管理队伍。

(二)优化馆藏结构,提高馆藏利用效率。

1、丰富和充实馆藏内容

充实和丰富馆藏档案是开发利用档案信息资源的物质基础。长期以来,档案工作者所做的努力,无论是档案的收集、整理、鉴定,还是保管、统计、检索等环节,都为档案信息开发利用打下了坚实的基础。充实、丰富的馆藏是开发利用档案信息资源的前提,也是优化馆藏结构的前提。在充实馆藏工作中,档案工作者要注意档案信息资源的系统性,连贯性。在征集范围上应改变以往注重党政机关文书档案的单一性,应扩大到社会各个方面,注意征集反映当地经济建设、科学研究等方面的档案以及企业生产经营管理方面的档案,包括具有地方特色的历史文化档案。

2、稳步推进馆藏档案信息资源的数字化。

传统的馆藏档案主要以纸张、照片、录像和录音等形态为主, 利用方式也主要是借阅、咨询和编辑出版档案史料等,这些纸质的档案信息资源即使再充实,但未实现数字化之前,它们还将淹没在历史的灰尘之下,无法实现档案信息资源的共享。实现档案数字化建设,就可突破传统档案利用的种种局限,最大限度实现档案信息资源的共享。档案信息资源的数字化分为两个方面进行:

1)对现有纸质档案进行数字化。对现有纸质档案进行数字化是指运用现代数字技术把文字图像转化成数字化形式,主要有两种方式,一为文本录入,一为图像录入。这两项工程都需耗费大量的精力,由于人力、物力、财力的限制,一般情况下应优先考虑具有较高价值的馆藏档案、特色馆藏档案以及利用率高、需求大的馆藏档案,同时兼顾档案原件的字迹质量,尽量选择字迹比较清晰的档案文件。 “在具体实施数字化时, 要制定电子文件标准,规范电子文件格式,充分考虑与现行电子文件的统一,及数据的共享,避免因重复建设而造成的资源浪费”[1]

2)加强现行电子文件的收集归档管理。“电子文件只在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件”[2]。在办公自动化系统逐步成为机关公文处理的平台时,电子文件是各级机关和单位职能活动的历史记录。现行电子文件的收集归档是档案信息数字化的主要内容。针对当前各档案部门所使用的硬、软件系统不同及档案所建的数据库种类繁多而造成的电子文件格式不一,相互间不兼容的现象,档案管理部门应建立严格的电子文件归档制度。“明确电子文件的归档范围、归档要求、归档方法,确保电子文件的归档率,并将电子文件归档工作与归档人的考核挂钩。”[3]

3、推进馆藏档案的网络化发展。

“馆藏档案的网络化就是将已经完成的数字化档案资源通过某种方式放在网络上,使得利用者可以通过网络,利用这些档案信息资源。”[4]

档案的网络化借助网络的方便性、快捷性和连续性,也就突破了传统档案管理的限制。但档案网络化是一个复杂的过程。首先要对档案信息进行简单的检索编辑,建设档案数据库,体现档案目录系统的完整性。在数据库的建设中,应考虑到用户需求,开发数据库的经济效益及技术问题,然后集中人力、物力、财力,构建资源丰富、功能齐全的档案信息数据库, 如文件目录数据库、全文数据库、多媒体数据库等。此外,还可以发挥部门优势,建立有自己特色的数据库,如名人数据库、图片数据库、专利数据库、科技成果数据库等。其次,对档案进行分化与有序化,即开展编研工作。“档案编研工作是指以库藏档案为主要研究对象,以社会需求为目的,通过对档案内容的编辑、归档,形成系统的档案信息加工品,主动、直接为社会各方面工作服务的一项工作”。[5]这方面上海档案馆走在全国前列,该馆不仅连续多年出版发行《档案春秋》、《上海档案》杂志,还利用丰富的馆藏档案召开有关学术研讨会,近年还组织成立档案史料研究中心,出版档案史料丛书。不仅借此有效地扩大了社会影响,而且为社会各界提供服务,特别是推进国内外学者对“上海学”的研究作出了很大贡献,受到了有关部门和社会各界的好评。编研工作中应突出“馆藏特色”、“馆藏珍品”、“文化功能”和“教育功能”。同时将采用多媒体技术对文字型、图形型、声音型等进行综合处理, 形成图文并茂的电子版书籍。当档案信息形成电子版书籍后,就进入了最后一关,即传输服务。电子版书籍融入信息市场进行交流,形成信息市场模式;或利用网络向人们提供各种档案信息,形成网络信息服务模式。

 

主要参考文献:

[1] 陈炜:《档案信息数字化与档案信息资源的开发利用》,2006年,第2号,《科技进步与对策》。

[2] 朱小怡等著:《秘书文档管理》,复旦大学出版社,第247页。

[3] 刘洪、马仁杰:《面向网络优化档案利用工作三要素》,选自《档案学通讯》,2003年,第4期。

[4] 朱小怡等著:《秘书文档管理》,复旦大学出版社 ,第247页。

 

作者简介:章卸中,男,本科,党政综合办主任助理,兼综合档案室档案员。

 


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