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浅谈建设工程档案管理
2008年9月16日

兰溪市建设工程质量监督站    方 梅

    摘要:建设工程档案是档案管理的一个重要组成部分,切实把握好工程开工、工程施工、工程竣工验收和接收进馆等几个环节,保证完整性、准确性和规范化工程档案管理的基本要求。

    关键词:建设工程  档案管理  环节  要求

 

建设工程档案是指工程建设活动中形成和使用的具有查考价值的全部文件材料。一套完整的工程建设档案一般包括立项依据审批文件,征地、勘察、测绘、设计、招投标、监理文件,项目审批文件,施工技术和竣工验收文件,竣工图等。

一、建设工程档案管理的基本要求

1、完整性。工程建设资料的收集应贯穿项目从立项、审批、设计、施工一直到竣工等各环节产生的工程资料,做到资料的收集与工程建设同步,进行跟踪收集和统计;为了提高工程建设资料的可比拟性和可参照性,一套完整的档案应包括建筑类型、工程结构、建筑面积、占地面积、檐高、层数、建筑装饰等技术指标和投资估算、设计概算、施工图预算、合同价、竣工结算、开工竣工时间、建设地点等经济指标,资料的收集应具有最大的相关性,全面反映工程项目的运行情况,保证工程建设档案资料的完整性。

2、准确性。工程建设所收集的各项资料要能准确地反映客观存在的实际情况,工程建设档案资料在工程管理中主要发挥凭证查考作用、科技储备作用和计算依据作用。如果档案不能反映客观实际、不够准确的工程建设资料,其价值会大大降低,在很多情况下不仅会影响其凭证和查考作用,甚至给工作造成损失。

3、规范化。工程建设资料应根据工程建设档案管理的服务宗旨和造价确定方法所需工程建设资料的特点,对所收集的工程建设档案资料进行合理的分类,使所设计的指标体系内容和分类标准符合计算方法的需要。工程建设资料的跟踪收集时,一方面由于数据量大、指标众多、历时较长、统计分析复杂,因此可以利用计算机进行管理操作;另一方面,工程建设档案管理工作的宗旨就是为经济建设服务,为城市建设服务,为社会各方面服务,工程建设档案也是为决策部门进行决策管理和生产经营部门进行作业管理提供必要的信息资料和参考资料,实现资源的合理利用,以利于科学决策和管理。

二、建设工程档案管理的几个主要环节

建设工程档案应注重监督管理,要根据建设施工程序,切实把握好以下“三个环节”:

第一,工程开工环节。建设工程开工是档案馆进行现场业务指导的最佳介入时间。工程开工意味着工程前期准备工作结束,进入实质性建设阶段。一般来说,工程开工是以工程放线为标志的。工程前期准备工作绝大部分是由建设单位组织完成的,因此形成的文件材料绝大部分保存在建设单位。工程开工后,建设任务主要是由施工、监理单位来组织完成,形成的文件材料保存在施工、监理单位。档案馆应及时介入,搞好检查指导。一是检查核验工程前期文件材料收集、整理、归档情况。建设单位应及时对工程前期形成的文件材料进行收集、整理、归档。档案馆要严格按照《建设工程文件归档整理规范》,一方面检查前期文件材料是否完整、准确,应归档的文件材料,要坚决归档;对缺少、损失的文件材料要一一列出,要查明原因,追究责任;对擅自简化手续,不按规定程序进行审批的,要督促建设单位补办审批手续,避免给工程竣工验收、产权登记等工作带来麻烦。另一方面,要检查归档文件材料整理是否规范。

第二,工程施工阶段。指导建设、施工、监理单位建立档案形成、积累、归档机制。在这个环节,施工、监理单位每一个步骤、每一道工序、每一种材料都要产生相应的技术文件材料,这些技术文件材料是工程验收的依据,必须归档保存。所以,工程技术人员要按照专业技术规程的要求认真填写,并且要有相应资格的工程技术负责人签字认可,然后交给该工程的档案人员分类保管。因此,施工、设计、监理单位都要建立相应的档案形成、积累、归档机制,将工程文件的形成、积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。

第三,工程竣工验收环节。工程竣工验收是工程建设的最后一个环节。一个合格的工程,不但要建筑实体合格,而且档案也应当完整、准确、规范。只有经过建设工程档案预验收,合格并签发了合格证明的建设工程,建设单位才能组织竣工验收;档案不合格,工程不能验收。因此,工程竣工后,建设单位应提请城建档案馆对列入接收范围的工程档案进行预验收。预验收一般在工程竣工前半个月或一个月开始,应在十个工作日内完成。

第四,接收进馆环节。接收建设工程档案进馆,是档案馆的一项基础工作。根据《建设工程文件归档整理规范》等有关规定,建设单位在建设工程竣工验收三个月内,必须向城建档案馆报送一套符合规定的工程档案。

三、建设工程档案管理必须注意的几个问题

一是工程档案原件的流向问题。随着社会档案意识的增强,多数建设、施工、勘察设计单位以及有关政府职能部门都要保存部分建设工程档案,但档案原件是有限的,因此出现了争档案原件的问题。根据国家的有关规定,城建档案馆接收的工程档案必须是原件,其它单位可以保存复制件或复印件。有关单位归档的复制、复印件应由城建档案馆与原件校对、签章,并加盖证明专用章,效力与原件等同。

二是竣工图的质量问题。竣工图必须清晰、整洁,不得使用计算机出图的复印件,利用施工图改绘竣工图的,必须标明变更修改依据。此外,还应重点检查竣工图的签字盖章手续。按照规定,竣工图要由具备资质的单位编制,一般要经过项目设计总工程师签字认可。建设单位向城建档案馆移交工程档案时,应办理移交手续,填写移交档案目录,双方签字、盖章后交接。

三是工程档案的报送的时间限制问题。即必须是工程验收后三个月内。工程验收时间是确定的,一般以工程验收后建设单位到建设行政主管部门备案的时间为准。因此,档案部门应与有关部门要加强联系,准确掌握建设工程竣工备案的时间。在三个月内,城建档案馆可适当摧交;如果超过三个月,那么建设单位就违反了城建档案管理规定,档案部门可通过建设行政执法程序,利用法律手段要求建设单位报送档案。

 

作者简介:方梅,女,从事档案工作20年,档案专业馆员职称,现任兰溪市建设工程质量监督站副站长。

多年来发表的《浅析档案管理在工程质量监督中的地位和利用》等论文多次被为省、市优秀论文并被《浙江档案》、《兰台文苑》等专业杂志刊登。


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