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试论党校教学档案服务功能的强化
2008年9月16日

中共兰溪市委党校    徐赛妃

 

内容摘要:强化党校教学档案的服务功能,是指采取主动、灵活的服务形式,使档案信息更好地服务于教学科研,及时有效地实现教学档案的信息价值。树立服务教学意识是强化服务功能的前提,改进档案管理方式是强化服务功能的基础,提升管理人员素质是强化服务功能的关键。

关键词:教学档案 党校档案 服务功能

 

党校档案的内容主要有两大板块。一块是党政机关行政工作档案,一块是教学档案。其中教学档案在为为党的干部教育事业服务上,具有其它方面无可替代的作用和价值。作为党校的档案管理人员,要树立服务新理念,使教学档案管理工作有利于档案信息的开发与利用;要积极地参与到党校教学和科研中去,采取主动、灵活的服务形式,使档案信息更好地服务于教学科研及时有效地实现教学档案的信息价值。

一、树立服务教学意识是强化服务功能的前提。

全方位地为党的干部教育事业服务,是党校教学档案开发和利用的最终目标,也是党校教学档案管理的工作重心。只有认清这一点,并且长期坚持这一目标,党校教学档案的开发和利用才会有正直的价值,党校教学档案的管理工作才会有活力和发展后劲。我们如果不牢牢把握这一点,教学档案的开发和利用就失去了它的全部内在价值,而要实现为党的干部教育事业服务的目标,就必须走整体发展的道路,即作为党校建设的重要组成部分,走与党校教学与科研同步建设与发展的道路,走与现代化信息社会接轨的道路,加快教学档案管理现代化建设。

党校教学档案记录着广大党校教职员工工作和活动的方方面面,记录着党校发展的足迹,反映着党校干部教育事业发展的历史进程。它不仅可以为我国干部教育的改革和发展提供理论支持,也可以为党校内部深化教育教学改革、强化内部管理、提高办学效益等提供参考资料。

要强化党校教学档案为教学和科研的服务功能,既要保证档案材料齐全完整、分期准确、整理编目有序、检索利用方便、保管科学安全,更重要的是应拓展档案工作服务的层面,全面服务于党校的教学与科研。作为一名县级党校的档案管理人员,必须明确具体的服务对象和任务,就党校教学档案的服务功能而言,主要表现在以下几个方面:

一是为党校教学和科研工作的科学决策和管理提供依据。现代管理的实践证明,科学的决策和管理离不开信息。只有在对各种信息资源进行反复论证和研究的基础上,才能制定出相应的政策、办法和管理措施。档案信息具有客观性、真实性、实效性,在领导决策中往往占有比较重要的地位。科学合理地开发教学档案资源,能有效地为学校领导在教学及科研上的科学决策和管理提供依据。
  二是为党校教师的教学评价提供依据。党校对教师的教学考核评价材料是按照学年度进行归档的。为了使每年的考核工作能够历史、全面、综合地开展,就要利用教学档案资源。同时也为学校教职工考核评优、晋级、评选各种先进提供参考,在一定程度上体现了对教师公平、公正的评价。

三是更好地实现教学档案信息资源的共享。只靠翻阅档案材料获得信息的话,档案资源的利用是很有限的,档案信息的分享性也不会得到充分实现。借助多媒体技术和现代信息技术,对教学档案信息进行深层开发,把信息资源从档案原件的外壳中解放出来,转换成新的载体形式,就可以扩大教学档案信息的共享面,使广大利用者在同一时间、不同地点共享相同的教学档案信息,实现教学档案信息资源的充分共享,从而极大地提高教学档案信息的服务功能。

二、改进档案管理方式是强化服务功能的基础。

党校教学档案从性质上看,具有普通高校教学及研究档案的性质。它的主要内容是党校有关招生工作向上级部门的请示、报告及批复,每年录取各部门各专业学员的名册,教学科研会议记录、纪要及简报、教学活动的录音、录像、光盘,党政机关领导同志,专家教授在党校的讲话报告稿,年度科研课题计划任务书,教研人员职称评定晋升材料,学员毕业论文。教学档案的整理,一般按机构、学年、问题整理,或者按学科、专业整理。归档时间,一般按学年归档。要强化党校教学档案的服务功能,最重要的基础性工作就是要改进当前的管理方式。

1、健全各项管理制度,规范管理行为。

党校教学档案的开发和利用是以档案管理制度为保证的。档案工作是办公室的一项软任务,如果没有健全的制度作保证,是很容易被忽视,很容易被拖拖拉拉地搁置起来的。因此,我们必须充分认识加强档案工作的重要性和必要性。档案工作不仅要争取得到领导的重视、关心和支持,更需要健全和完善一整套档案管理制度,对档案的收集、整理、归档、利用实行科学管理,使之规范化、制度化。

2、利用现代信息技术,提升管理水平。

现代信息技术在档案管理中的应用,使得党校教学档案服务于教学及其科研更为便利。利用先进的现代方法把计算机技术和电信技术结合起来,收集、处理、存贮现代化,传播语言文字、图像、数字信息一体化。党校教学档案管理应当有重点、成体系、分步骤地开发利用计算机技术、复制技术、光盘技术等现代信息技术,提高档案信息服务水平或效率,改变前信息收集、加工、处理、存储、传播等方面的落后状况。

3、及时收集资料信息,适时编排归档。

党校各部门资料信息繁杂,头绪多,尤其是教学部门的教学计划,因学员学习时间的长短需要按学年补充,上级领导和专家教授讲课的偶然性等,都必须加强平时收集工作。行政机关工作档案和教学档案归档范围、归档时间、归档要求各不相同。行政机关档案一般按年度归档,而教学档案则按学年归档。两者不能等同,这样,才能做到档案管理的规范统一。

3、定期处理冗余文件,增加信息储备。

冗余文件是指题目、文号、责任者、内容及发文日期等所有标识完全相同的文件。剔除冗余文件可以增加库存,优化档案结构,减少档案保管费用、减轻工作人员的劳动负荷,有效掌握档案,避免信息垃圾。目前,各地党校档案逐步实行电子档案管理,不处理冗余文件,微机空间将被那些重复无用的信息充斥,就会妨碍档案工作的顺利进行。

三、提升管理人员素质是强化服务功能的关键。

做好档案管理工作,使党校教学档案发挥最大的服务效益,最关键的问题是要有高素质的档案管理人员。管理人员素质高低直接影响着教学档案服务功能的发挥。所以,档案工作人员的素质建设也是党校档案工作现代化建设的一项最重要的建设。

现代档案工作早已超越了只是保存档案的范围。由于现代科学技术在档案工作中的广泛应用,使档案工作已成为获取信息、贮存信息、处理信息、传播信息的渠道之一,加快了档案工作由传统模式向现代模式的转变.这些情况对档案工作者提出了新的挑战,如不加重视,加快知识更新,就会落后于时代,就无法适应新时期党的干部教育事业的要求。随着党校信息化建设的发展,档案现代化建设的步伐也要不断加快,由文献管理保藏为基础的工作模式逐渐转向以检索服务为基础的工作模式,档案工作的作用将会越来越重要。所以,我们必须用发展的眼光来加强档案工作人员的素质建设。

首先,加强职业道德建设。提高档案人员的素质,关键是要是档案管理人员具有良好的职业道德,爱岗敬业,乐于服务,这样才能充分发挥其服务职能作用。党校档案管理的工作是一项涉及面广,关系到本单位,外来培训的党政领导干部学员的切身利益,关系到国家、社会所需人才质量的政策性强的工作,这项工作要求管理人员必须具有坚实的政治素质,在工作中表现出高度的政治觉悟、政治热情,维护党校档案管理工作的纪津性、严肃性、规范性。为此,作为党校档案的管理人员,要增强自学能力,以获取足够的政治理论与业务知识,不断提高科技素质,掌握现代管理与技能,才能更好地适应党校教学档案工作发展的要求。

其次,培养全心全意为教学、科研服务的意识。优质高效地利用教学档案为教学科研服务,必须结合时代特征进行档案资源深层次加工,把服务功能真正拓展到为教学科研服务上来。要加强档案信息的开发利用工作,必须彻底改变过去那种看摊守业现状,拓宽服务渠道,改善服务功能,用前瞻的眼光研究利用者的需求,积极主动地提供方便、快捷的优质信息服务,变被动服务为“面向教学、面向科研”的主动服务。

第三,加强业务素质的培训,提高业务素质。教学档案的管理是一项专业性较强的工作,档案管理人员要掌握一定的专业知识,要根据工作的性质、特点建立相应的知识结构,作为专业知识的补充。通过培训、经验交流、考察学习等方式,提高、丰富自身,同时要坚持专业技术人员的职称要求和档案管理人员持证上岗制度,确保档案管理人员素质符合要求.

第四,提高档案管理人员的现代化管理素质。党校教学档案现代化管理的主要内容和核心,就是计算机技术的应用,即档案计算机管理。计算机以其高速运算与极强的数据处理能力,给档案工作者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。为了保证信息时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用,要求党校档案管理者必须及早适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革,否则难以胜任信息时代的档案管理工作。学校档案工作人员必须掌握现代化信息技术,熟练运用计算机以及各类现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用和维护。  

 

 

主要参考文献:

[1] 王冰冰,创新党校档案资源管理与服务[J]兰台世界 , 2004,(05)

[2] 张文娟,谈档案信息资源管理[J]科技情报开发与经济 , 2003,(09)

[3] 颜娟华,做好党校档案工作的思考[J]浙江档案 , 1999,(04)

[4] 徐艳,试论档案工作创新[J]赤峰学院学报, 2005,(02)

[5] 高德武, 周爱东, 李文, 档案工作创新思路[J]科学与管理 , 2005,(02)

 

作者简介:徐赛妃,女,汉语言文学专业,本科学历,现就职于兰溪市委党校,担任党校档案管理工作。

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