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对加强企业职工档案管理的思考
2008年9月16日

兰溪市粮食局    季建国

   

摘要:近年来,随着企业产权制度改革的实施,人事制度改革的深化,流动人员的大量增加,暴露出企业职工档案管理体制与规章制度的缺陷,职工档案管理中存在许多亟待解决的问题,如对职工档案不够重视;管理理念未能与时俱进,管理制度松弛;档案材料内在质量差,存在杂、重、归、空、失真的现象;管理主体分散导致管理质量良莠不齐;管理手段落后,档案作用未能充分发挥等等。本文拟就此谈点粗浅的分析与探讨。   

关键词:加强  职工档案  管理

 

近年来,随着企业产权制度改革的实施,人事制度改革的深化,流动人员的大量增加,暴露出职工档案管理体制与规章制度的缺陷,职工档案管理的一些矛盾和问题逐渐凸显出来,管理制度松弛、管理理念未能与时俱进、档案材料内在质量差、档案损毁丢失等现象时有发生。由此造成的职工身份无法核定、离退休职工福利政策难以落实、个人养老金不能按时发放、房产产权无法界定等问题屡见不鲜,已经多次引发了职工投诉上访事件,影响了社会和谐稳定。

一、现行企业职工档案管理现状

企业职工档案管理体制与市场经济发展不相适应。职工档案是劳动和社会保障工作的基础,是职工个人维护合法权益、政府有关部门落实政策、化解矛盾、维护社会稳定的法律凭证,是现代企业制度下职工享受各项劳动待遇、记录参加社会保障情况的重要凭证。在新的形势下职工档案的作用已不局限在企业本身,已经成为社会的问题,职工档案应成为个人信誉体系的主要内容。职工档案的内容已不再是侧重职工政治历史情况、工资审批晋级等形式的材料,而是侧重于养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险、公积金、住房补贴的缴费和发放、签定、解除劳动合同等形成的材料。现有企业职工档案多分为分散管理、多头管理,固定工身份和部分合同制工人档案,有在企业主管部门管理的,有在企业管理的,没有与企业各门类档案实行资源整合,集中统一管理。地方政府行政管理部门及企业专业主管部门对所辖企业的在职人员、失业人员、再就业人员没有一份清晰、准确的统计或人员名单。现代企业制度下职工档案管理没有统一的要求和模式,这种管理方式,有悖于企业实行的全员劳动合同制,给企业的职工基础管理工作带来许多麻烦,也不利于维护职工个人利益以及劳动力合理有序流动和建设科学、规范的劳动力市场。

企业职工档案工作发展不均衡,管理主体分散导致管理质量良莠不齐。目前,职工档案的保管和管理主要分六个层面:一是国有、非国有企业用人单位保管和管理在职(在岗)的职工档案;二是具有部分行使政府职能的企业以及企业化管理的事业单位保管的员工档案;三是市、县劳动就业部门保管解除劳动关系的职工档案;四是市、县社保部门保存企业离退休人员实行社会化管理的职工档案;五是市人事行政管理部门下属的人才服务中心保管的大中专毕业生档案;六是失业人员、灵活就业人员、中介服务企业组织、民政系统的社团组织工作人员以及农民工等档案。

长期以来,职工档案的管理工作游离于档案行政管理部门的视线之外,未能实施有效监管。劳动保障部门在没有法律依据的前提下,监管不到位。这种脱离政府监管的职工档案工作必然导致一系列问题的出现。如企业负责人为达到控制职工的目的,扣押档案不给,或把档案长期存放在个人手里甚至丢失,职工在调动工作或办理退休时找不着档案等问题。这些问题的出现,影响了档案管理的严肃性,更侵害了职工个人利益。

企业职工档案材料的客观性、准确性、完整性差,存在杂、重、归、空、失真的现象。由于部分企业具体工作人员没有严肃、负责地填写好一份档案材料,致使有的档案错漏百出,甚至随意更改,给劳动保障部门办理职工失业、退休等手续增加了困难。如档案年龄前后不一致,出现多个参加工作时间,个人经历前后记录不完整等。

档案管理的软硬件不适应形势发展的需要。多数档案室设备陈旧,管理手段落后,防火、防潮、防蛀等达不到标准,档案管理只满足于不丢失,装进袋子,锁进柜子,档案检索和利用停留在手工操作上。国家、社会、职工个人所需的职工档案的信息不能在网上共享。

档案管理人员素质急需提高。档案管理是一项政策性、规范性很强的工作,需要工作人员具有较高的政治素质和业务能力。少数职工档案管理人员没有经过专业培训,业务能力和水平具有局限性,加之兼职过多,顾此失彼,无暇顾及档案的规范化管理。在充分利用档案资源,提高队伍素质,促进职工档案管理方面下的工夫不够。

二、加强企业职工档案管理的几点建议。

1、将职工档案管理规范纳入档案管理的法律体系。

1)劳动保障行政部门与档案行政管理部门应尽快制定地方企业职工档案管理办法,进一步对用人单位、代保管单位、职工个人明确企业职工档案管理范围、内容、方式、标准以及对材料的形成、变更等提出规范性的要求,对违法行为要实行责任追究制和问责制。对职工档案出现涂(篡)改、伪造、损(销)毁、丢失、夫故扣留档案的行为将依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》、地方档案法规、规范性文件等有关法律法规给予处罚,造成重大损失的,应依法承担责任,构成犯罪的,依法追究刑事责任。

2)档案行政部门要依法履行档案监管职能。一是建章建制,规范管理。要建立具有较强的可操作性的企业职工档案整理、归档、借阅、安全保管、转递等各项规章制度,防止擅自涂改、销毁、伪造档案及档案材料的丢失、损坏现象的出现,使职工档案的归档、借阅、转递环节上严谨、规范;二是贯章贯法,有效监管。以“登记备案”这一新的行政监督管理模式,规范职工档案行政管理工作,使职工档案管理在同一个法律和制度的平台上操作,实现档案工作质的统一。与劳动保障行政部门联合成立职工档案管理资格认定领导小组,对各劳动保障代理机构和企业的职工档案管理资格实行认定制度。对不具备保管资格的单位坚决取消其保管资格。通过资格认定,进一步督促和规范各级劳动代理机构和各用人单位的职工档案管理工作;三是执法检查,严惩不贷。加强对企业、劳动保障档案代理机构、人才中介组织职工档案的监管。并对不合格单位实行责令整改和行政处罚,实行问责制。

2、建立健全职工档案的业务标准体系。

对职工档案的内容、分类、档案用品标准要重新进行规范、逐步实现职工档案信息化建设的要求,建立各级职工档案的数据库。职工档案中从建档到补充材料到转递,所涉及的材料内容、时间和具体工作人员和检查人,以及其他需要说明的情况均要详实记录,涉及的具体工作人员如立卷人、移交人、接收人和检查人亲笔签字的记录等。可以赋予职工档案备考表新的内容。职工档案的备考表,要区别与其他门类档案的备考表,要既简单又易于操作,还要可行性强。一是要体现时间性,有建档时间,有历次补充材料时间,有档案转递时间,使档案形成的来龙去脉一目了然;二是体现责任人,要有立卷人,有每次补充材料、档案转递的移交、接收人、检查人的签字;三是要体现真实性,要有卷内材料的情况说明,如取证材料、复制材料等具体情况的说明。职工档案每一次的变化,都要在备考表上详细纪录。所用的纸张和字迹均要符合档案保护的要求,易于永久保存。

3、将职工档案专兼职人员的培训和职称评定纳入档案人员的档案教育和职称评定的管理体系。

推行职工档案人员持证上岗制度和继续教育,加大培训力度,不断提高职工档案管理人员业务水平和能力,在网上公布培训人员名单,加大公众监督力度。同时应当允许职工档案专职人员参加档案序列和职称评定工作,扩大职称评定的范围和渠道。

4、建立与市场经济发展相适应的企业职工档案管理体。

1)档案行政管理部门要密切和各级劳动保障、人事行政管理部门和企业主管部门的配合,要详细划分各自的职责,从体制上明确档案行政机关的监管主体地位。各级劳动保障行政部门要高度重视企业职工档案管理,制定规范有效的管理制度,加强督促。同时要加强对人事、劳资人员职业道德的教育。加大劳动监察力度,督促企业与职工签订劳动合同。规范劳动合同书、解除(终止)劳动合同证明书、新工人登记表、职工调转表格等所形成材料的文本格式,对职工档案调转、劳动合同书、解除(终止)劳动合同实行审核备案制,充分发挥劳动保障部门的服务职能,提高办事效率,使职工档案管理更加规范化、科学化。

档案行政管理部门要及时将通过职工档案管理资格认定的企业名单告知人才服务中心,以便及时将已就业的大中专毕业生档案进行转递,各人才服务中心不得无故扣留已就业的大中专毕业生档案。

2)完善现有的由用人单位和代保管中心管理职工档案的管理模式。各企业主管部门要从适应经济发展和新型劳动力市场发展的需要,由现在的多头分散管理逐步过渡为集中统一管理。有条件的地区职工档案管理要利用计算机网络技术,逐步建立职工个人档案与养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险、再就业等系统化管理体系,通过科学的管理,为企业提供便利的服务,有效地保障职工和企业利益,档案行政管理部门和各级劳动保障行政管理部门要加大对失业人员、灵活就业人员中介服务组织、民政系统的社团组织、农民工、离退休人员档案代保管中心的监督和指导,为构建社会保障体系服务,切实维护职工的合法权益,以促进社会和谐发展。

 

参考文献:

①、邓绍兴:《试论当代人事档案的分类体系》,《浙江档案》,2007(12)

②、朱梅芳:《对加强国有转制和破产企业档案管理的思考》,《浙江档案》,2007(9)

③、高顺艳:《开发档案信息资源,服务和谐社会建设》,《浙江档案》,2007(3)

④、潘玉民、王明丽:《论企业档案法制建设的基本规律》,《浙江档案》,2007(7)

 

作者简介:季建国,男,1995年从事档案工作,现任兰溪市粮食局档案员。任期内粮食局档案室于                                                                     199720042006年被评为兰溪市档案工作先进单位、先进集体。

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