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浅谈信访档案的特点及管理
2008年9月16日

兰溪市教育体育局    潘友平

 

摘要:信访档案是信访工作中的一项业务,要想充分发挥信访档案的作用,必须加强对信访档案的管理。本文概述了信访档案的特点,阐述了信访档案的重要作用。建议档案管理者既不要不顾长远,而损毁档案,又不要为保护档案而不提供利用方便。只有保证档案的安全、完好,有利于现实和长远利用,才能使信访档案发挥出更大的作用。

关键词:信访档案  档案特点  档案管理  信访工作

 

近几年来,随着体制的转轨、社会的转型、改革的深入、城市的发展和利益的再调整,诸多矛盾和问题突显,并以不同形式反映到信访工作中来。随着信访量的不断增加,如何做好信访档案工作是摆在信访工作者面前的新课题。

一、信访档案的特点

信访档案与信访工作息息相关,它是信访活动的真实历史记录。除具有一般文书档案的原始记录性、信息性、凭证性、价值性等特点外,还具有自身公正性的特点。它是一种专门档案,在国家档案中占据特殊地位。

1、信访档案是信访工作全过程的详实记录。

信访档案详实反映了信访工作,记录了信访实践活动的全过程。一份完整的信访档案,详实地记录了信访问题发生的时间、地点、事情的经过以及关联的人物,不仅有信访人和机关的印信,而且有主管机关的调查处理经过和结论,上级机关的批复和当事人对处理结论的态度,保留着真实的历史标记。

信访档案真实具体地记录了不同时期信访活动的状况,信访工作的方针、政策和工作方式、方法、成果、教训等,是研究规律、总结经验、发展理论、改进工作不可缺少的素材。可以说,它把当时、当地贯彻执行党的政策和政府法令、法规的实际情况都一一记录在案。这种“立字为据”的办法,成为查考、研究、争辨和处理问题的可靠凭证。

2信访档案是信访工作全过程的重要记录。

信访档案是各单位档案的重要组成部分,它记载着党和国家政治、经济、文化、教育、科技等方面的成败得失,从一个侧面反映了党和国家的兴衰荣辱,党和政府同人民群众之间关系的疏密,党心、政心、军心、民心的势态变化。它不仅是信访工作活动真实的历史记录,也是群众信访案件调处的重要历史资料,是历史经验的积累与见证,是人类社会进步的“年轮”,是信访工作的内在生命基因,是一种不可再生的资源。它不仅是信访工作有形资产的依据和证明,更是信访工作中一种无形资产的依据和证明。

所以说,信访档案是信访工作管理和处理事务过程中形成的原始性、记录性、知识性、信息性的重要信息资源。

二、信访档案的作用

信访档案是信访工作的重要组成部分,是宝贵的历史资料。无论是处理历史问题,解决现实矛盾,编史修志,写人物传记,还是总结信访工作经验,探索信访活动发展规律,开展信访理论研究,指导信访实践,都起到不可低估的作用。尤其在和谐社会建设中,充分体现出为信访工作服务的作用。

1信访档案为指导工作提供便利条件。

信访档案中不仅有信访者书写的材料,而且有组织的调查处理经过和结论,对现实同类问题具有借鉴作用,对处理重信重访、越级信访、申诉信访等是不可缺少的依据。特别是在处理历史遗留信访老案时,由于机构更迭,人事变迁,仅靠大概回忆和口头介绍都无济于事,只有借助于信访档案处理问题,以信访档案为可靠依据,才能有效避免随意性,减少失误。只有完整齐全的信访档案,才可以变“死档案”为“活证据”,从根本上解决问题。如果没有信访档案,没有原始凭证,不仅重新取证劳民伤财,而且还会给心怀叵测的人可乘之机,使受不白之冤的人长期处于水火之中,无论在政治上,还是在经济上,都会给国家和人民造成难以估量的损失。

2信访档案为改进工作提供便利条件。

信访档案是信访工作过程中最原始的记录,详细记录了信访人所反映的问题和信访答复的政策依据、答复的口径。对信访部门处理信访,帮助领导决策,密切党同群众的关系,维护社会稳定,促进经济发展有着重要作用。目前,群众表达利益诉求,主要是靠信件、电话或本人举状等传统方式。特别是群众的来信来访,多位领导和不同部门经常收到同一信访件,由于领导了解的情况和认识的角度不同,容易造成多头接访答复不同,多头批示意见不同,给信访工作带来被动。要解决这些问题,就必须建立信访档案,通过查阅信访档案最原始、最完整的记录,才能对信访人反映问题、调处过程、政策依据、调处结果等各个环节一目了然,并及时向信访人员反馈办案情况,使信访人员和有关领导直接了解有关问题解决的进度和程度。这样,一方面可以减少人员往返,节省人、财、物力,另一方面可以提高信访工作效率

和信访管理水平。

3信访档案为人类提供宝贵的精神财富。

通常说“前事不忘后事师”、“创业扩基,前轨可迹”。信访档案记录着各级党政机关、社会团体和企事业单位在各个时期、各个阶段指导和开展信访活动的情况,其中既有成功的经验,又有失败的教训。

这些经验教训,对于各级领导和信访工作人员创业扩基、察往知来、转变作风、改进工作、畅通渠道、增强民主意识、树立信访法制观念、提高信访活动的社会效益来说,是难得的后事师。充分借鉴和利用信访档案材料中的精神财富,善于从历史经验教训中汲取知识养料,不仅有利于当前工作的顺利开展,也有利于今后工作的统筹安排,为创造一个有利于经济社会协调发展的良好环境提供了条件。

4信访档案为研究党的建设、政权建设和编史著书提供重要资料。

信访档案是处理信访问题过程中所产生的文件材料转化而来的,这是勿庸置疑的事实。它真实、具体地记录了各级党政机关领导同志对信访工作的指示,对人民群众来信来访的批示,真实、具体地记录了党和政府在各个时期处理信访问题的方针、政策、法规。它是重要信息资源,是党和政府联系群众、集中民智,为群众排忧解难的重要依据。这些珍贵的史料,对于研究党的组织建设、政府政权建设和编写信访史等,都是具有权威性的重要文献。

5信访档案为领导决策和部署工作提供参考依据。

信访档案工作是信访工作中一项不可缺少、不能替代、不容忽视的基础性工作。通过查阅信访档案,可使领导掌握有关的历史资料,了解信访工作规律,便于对现实问题做出正确的分析和判断,同时也为贯彻有关政策和规定、指导工作提供了历史依据和处理问题的借鉴案例。从而使信访档案具备了:耳目作用,可以使各级领导机关和领导者能够从中直接听取到群众的意见和要求;开拓作用,可以帮助领导集中群众智慧,拓宽思路;应对作用,可以为解决问题采取应急措施或制定有关政策;监测作用,可以使各级领导机关和领导了解到各阶层群众对党和政府的工作人员贯彻执行党的路线、方针政策和执行党纪、政纪情况的反映,有助于纠正违法乱纪行为,加强廉政建设。

三、增强信访档案意识, 着力做好信访档案工作

随着社会主义市场经济的发展,改革的不断深化,社会各项事业的快速发展,人民群众法制观念的增强,信访工作内容、任务发生了变化。信访档案已成为信访工作发展不可或缺的一种信息资源,也是信访工作发展历程的真实记录和客观评价,是维护合法权益和维护历史真实面貌的基础性工作。

1在新时期信访档案的重要性和突出作用日益突显。

信访档案真实记录了一些历史性的轨迹,为化解社会矛盾、稳定社会秩序、排解与老百姓切身利益相关的各类隐患问题,提供了大量翔实的档案资料。虽然各个时期、各个阶段,人民群众来信来访反映的要求不尽相同,但是很多信访问题都具有同类性,有一定的规律可循。在现实工作中,如果信访档案工作做到位,遇到一些问题,只要查阅过去处理同类问题的信访档案,就知道当前解决类似问题应当采取什么办法,能更好地保持和维护党的政策和行政法规的连续性。通过对信访档案的归类系统分析,还可从中掌握信访纠纷的焦点和规律,以便于相关管理部门进一步改进和完善,真正在源头上抓好初信初访工作。为此,信访档案已成为信访工作的积淀,为信访工作提供了管理、决策的基础性素材,也为信访工作持续健康发展起到重要保证作用。完善的信访档案是科学决策的重要支撑,支撑着信访工作未来的发展。这是历史和现实的相结合,是主动和被动工作方式的相结合。

2要从讲政治的高度, 充分认识做好新形势下信访档案的必要性。

信访档案工作历来是党和政府一项十分重要的工作,它直接关系到人民群众的切身利益,关系到改革发展稳定的大局。人民群众在来电、来访过程中,反映的大多都是我们日常工作中的事情,有些是我们在执行政策过程中造成的,有些是由于我们解释不到位造成的,认真做好每一件来信、来访工作,就是以人为本,就是为党分忧、为民解愁。为此,我们必须从讲政治、讲大局的战略高度,充分认识做好新形势下信访档案工作的必要性,不断增强做好信访档案工作的责任感和紧迫感。

3、做好信访档案工作是信访部门的重要职责。

信访档案是国家信息资源的重要组成部分,不仅可以化解矛盾,还可以为领导正确决策提供科学依据,减少上访隐患,维护社会稳定。做好信访档案的建立、管理和使用工作,不仅可以增强信访工作的前瞻性,更好地为信访工作服务,而且还可以为营造和谐稳定的建设环境提供重要的参考作用。做好信访档案工作,是信访部门和工作者的责任。虽然目前国内有关的信访法规中,对信访档案的收集、整理、归档和管理等工作尚无具体的规定和明确的规范,而只是对“丢失、隐匿、擅自销毁信访档案、材料的”事后处理明确了相应的法律责任。但信访部门应针对信访档案的特点和工作实际,本着便于对信访档案有效利用的原则,对来信来访的受理,应认真记载和整理,并筛选、加工,成为一访一案、一案一号、一号一卷、一卷一档的信访档案。加大信访档案工作力度,使之能够客观地反映工作过程的全貌,形成规范信访档案工作的良性循环,促使信访档案工作走上科学化、标准化、现代化、法制化的轨道。

四、信访档案管理

一是档案材料程序化。处理信访问题的案卷是以对一定的人的问题处理为主特征的。反映内容联系紧密,时间性较强。为保证这种内在联系,反映信访问题本身的历史面貌,便于查考利用,组卷时,要以处理信访问题的活动规律和材料的重要程度为原则,采取“先果后因”的倒排法安排材料顺序。同时,剔除重复和无保存价值的多余材料。

二是档案装订规范化。组卷时,卷内材料要进行整理加工。对大小不一,长短不等的纸张要贴补加边或折叠剪掉,去掉金属物,以防年久腐蚀材料,确保案卷质量,达到整齐牢固要求。其卷案标准是:材料齐全、手续完备、分类清楚、排列合理、目录清晰、装订规格、卷面整洁、卷宗如书。

三是档案管理制度化。信访档案分案件档案和文书档案两类。案件档案即信访部门对一件信访问题从接待、调查、核实、处理等全过程中形成的具有保存价值的所有材料的归档案卷;文书档案则是信访部门在工作中自身形成的和上级下发的业务性文件和资料等各种文书材料的归档卷宗。信访档案实行年终一并归档。保管期限分永久、长期和短期。同时,档案管理设专人专柜,建立健全保密、借阅、责任、安全等各项管理制度。防止档案损毁、错放、丢失和失密;防止霉变、磨损、虫蛀和受潮。信访档案要按规定销毁,确保档案安全、完好和利用方便。对已借出的档案,管理人员要及时负责督促归还。

信访档案是信访工作中的一项业务,要想充分发挥信访档案的作用,必须加强对信访档案的管理。既不要不顾长远,而损毁档案,又不要为保护档案而不提供利用方便。只有保证档案的安全、完好,有利于现实和长远利用,才能使信访档案发挥出更大的作用。

 

参考文献:

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作者简介:潘友平,男,2005年从事档案工作,现任兰溪市教育体育局档案员。

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