Skip Navigation Links
首 页
局馆介绍Expand 局馆介绍
档案资源Expand 档案资源
政务平台Expand 政务平台
档案展厅Expand 档案展厅
网上服务Expand 网上服务
档案学会Expand 档案学会
          
浅论重大活动档案收集管理存在的难点及解决途径
2010年7月28日

 

 

摘要:在开展重大活动档案收集管理中,体会到重大活动档案资料怎样收集和重大活动档案资料谁来收集这两大难点。因此要进一步落实重大活动档案收集的协调领导,明确重大活动档案资料收集的主体,加强重大活动档案收集的监督指导,实现重大活动档案的收集工作的规范化。

关键词:重大活动  档案管理  难点  途径

 

重大活动档案,是指重大活动过程中直接形成的有保存价值的文字、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。重大活动档案作为经济社会发展重大事件、重要轨迹的真实记录,是极其珍贵的信息资源,是国家档案资源的重要组成部分,具有重要的保存价值。加强重大活动档案的管理,是各级档案部门义不容辞的责任和义务。
       随着经济建设和各项社会事业的迅猛发展,重大活动档案资料的收集管理,成为各地档案部门关注和重视的热点话题。各级档案部门都在采取措施和办法,为留存重大活动档案制定相应的规章制度。《浙江省重大活动档案管理办法》、《金华市重大活动档案管理办法》(以下简称办法)等等先后出台。所有这些管理办法,都对重大活动档案资料的收集、归档和移交事项做了明确的规定。近年来,我市档案馆在重大活动档案管理工作中也做了积极探索和实践,与主办单位紧密配合,全程参与重大活动档案资料收集、整理和装订,圆满完成了创建省级文明城市,全市山林延包等重大活动档案资料的入馆留存工作。我们从实际工作出发,体会到:重大活动档案资料的收集管理,存在两大难点,影响了这项工作的有效开展。

问题一:重大活动档案资料怎样收集。不仅是一个承办部门的收集难,而且多个承办部门办理完结后,集中进行收集、整理和移交也有困难。以一个承办单位为例,在重大活动中,领导往往并不安排机关档案员参加,安排其他人员进行文字资料以及摄影、摄像或录音等,这些人又不太熟悉档案工作,对于哪些方面、哪些有价值的信息需要捕捉弄不清楚,所以经他们手中形成和产生的档案资料价值往往不高。不仅如此,活动结束后,这部分资料往往一部分转到相关科室,一部分就成了他私人的东西,容易出现丢失、损毁等影响材料完整性的情况,严重影响到档案资料的收集。再说多个承办部门材料的收集和集中,办法中规定两个以上单位联办的活动,其形成材料由主办单位统一立卷归档,联办单位应及时收集、整理本单位在活动中形成的档案,并在活动结束之日起30日内向主办单位移交,由主办单位按规定向同级档案馆移交。但在实际工作中由于档案人员参差不齐,材料不齐全、业务不规范、不归档、丢失损毁、分散存放、各自为阵等问题,直接导致重大活动档案资料的收集的困难。
 
   问题二:重大活动档案资料谁来收集。办法中规定各级档案行政管理部门应当加强与组织承办单位的联系,及时掌握重大活动的有关情况。档案行政管理部门根据档案管理工作的实际需要,可以派出专业人员直接参加重大活动档案收集工作。但是只要认真思考,实际操作起来很难,档案部门直接介入重大活动有多难,试问谁赋予了我们权利能够直接参加重大活动,档案部门具备什么样的技术和设备可以保证档案材料的质量等。这些矛盾提出了一个问题,谁应该是重大活动档案资料的收集主体,是承办部门档案室还是综合档案馆?
   要解决上述难点问题,我们认为由市政府出台《重大活动档案资料收集管理办法》是十分必要和迫切的。通过制订《重大活动档案资料收集管理办法》或《兰溪市重大活动档案管理规范》,对重大活动档案收集程序和收集主体作出具体规定,在制度层面为该项工作提供制度上保障。重点要在以下几方面梳理清晰:   

一、落实重大活动档案收集的协调领导。省、金华市办法中,都明确规定了重大活动档案备案制度,规定重大活动档案实行告知登记制度,重大活动承办单位在项目确定后一周内向同级档案行政管理部门告知,明确规定重大活动档案自活动结束之日起3个月向档案馆移交等等,试问重大活动档案分散在各承办部门,各自整理,各自保管,有的甚至拒不整理、拒不归档,档案馆如何能够确保该套档案资料的集中收集、保管和移交。我们认为最根本的原因,就是缺乏一个协调领导机构,能够在档案部门和各承办单位之间建立沟通的联系渠道,能够在重大活动结束后,召集各承办部门和综合档案馆进行督促和联络。我们要善于运用各方力量,完善重大活动档案资料收集管理协调领导机制。如市委、市政府两办作为相当一部分重大活动牵头组织单位,足以发挥协调领导作用。又如宣传部门作为新闻单位的主管部门,就可以协调报刊、广播、电视等新闻单位,把他们在重大活动中采编的文字、照片及音像资料,由机关档案员集中收集整理,整理结束时,根据需要,实施两套保存,一套依法向档案馆移交,以便日后向社会公众开放;另一套由各承办单位分散保管,这样既解决了档案部门自身的业务问题,又确保了各单位全宗内档案的齐全完整,避免重复归档。

二、明确重大活动档案资料收集的主体。档案部门在对重大活动档案资料收集加强管理中,不宜一哄而上,而应明确自身权限,摆正位置。我们非常赞同部分专家的意见,他们认为“档案部门收集重大活动档案要有所为有所不为”。应当明确重大活动承办部门档案室是重大活动档案资料的主要收集主体,综合档案馆是必要的辅助主体。承办重大活动作为承办部门整体工作的有机组成部分,原则上应当由承办部门档案室统一收集、归档和保管。专家还认为,档案部门具有档案行政管理和收集保管各门类档案的双重职能,应主要负责对重大活动档案收集管理的业务指导和事后向各承办部门接收进馆。事无巨细,事必躬亲,档案部门随意、过多或亲自派员参加重大活动进行档案的收集,不仅在权限上名不正言不顺,而且从档案部门的经济、技术、设备和人员状况来说,这一作法很不实际,并且总体上不利于档案事业的长远发展。
   
三、加强重大活动档案收集的监督指导。承办单位档案人员介入重大活动同时开展档案收集名正言顺,最为适宜,他们从重大活动开始,就可以主动介入,把握好档案资料的来源即质量关。而档案行政管理部门在重大活动档案的收集管理中的有所为,也要体现在提前介入,有前瞻性,前移指导监督关口。要对各单位承办的重大活动、发生的重大事件等信息密切关注,及时掌握动态,提前介入,及时责成、指导其档案人员制订收集预案,形成事前指导、事中监督、事后检查,辅以备案制度,保证相关档案材料及时、齐全、归档的良好机制,为人民、为历史留下珍贵的档案资料。

 

作者简介:陈炜,男,2006年起从事档案工作,曾任兰溪市档案局()党组成员、副局()长。


版权所有 兰溪市档案局 馆址: 浙江兰溪兰荫南路25
联系电话:(0579)88899189 88899281
     Eamil:sdaj@lx.gov.cn