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谈重大活动档案的收集工作
2008年9月16日

兰溪市档案局()    周增敬

 

摘要:重大活动档案是档案管理的一个重要组成部分,只有重视和规范重大活动档案的收集工作,注重重大活动档案的收集方法,才能保证重大活动档案的完整与安全。

关键词:重大活动  档案管理  收集  方法

 

重大活动,是指我市在政治、经济、文化、体育、卫生、科技、外事、侨务、宗教等领域发生的具有较大影响力和重要意义的活动、会议等。重大活动档案是指在上述重大活动中直接形成的,对国家和社会有保存利用价值的各种文字、图表、声像、电子文件、标志性实物等不同形式的历史记录。兰溪是一座历史悠久的文化古城,它的灿烂文化曾为多少文人墨客所倾倒。近几年,市委、市政府为配合“崛起兰溪”的大目标,开展了一系列具有重大纪念意义的活动。这些活动,真实记录了兰溪市广大人民群众在市委、市政府的带领下,为兰溪市经济、社会发展拼搏、奋斗所留下的历史足迹,将这些具有保存价值的各种文件材料转化为档案保存起来,对于真实记载兰溪发展成就,真实维护历史面貌,促进三个文明建设具有重要意义。现就重大活动档案的收集工作谈点粗浅的看法。

一、以高度负责的精神,重视重大活动档案的收集工作。

鉴于重大活动档案的重要性,市档案行政管理部门要认真履行职责,积极开展重大活动档案工作。全市各级各部门各单位要高度重视重大活动档案资料收集和整理归档,进一步增强档案意识,大力支持档案部门和档案工作人员的工作,把重大活动档案资料的收集作为一项重要工作切实抓紧抓好。档案工作人员要及时认真负责地收集、送交重大活动档案资料,确保重大活动资料的齐全完整和统一保管利用。

1档案部门具有档案行政管理和收集保管各门类档案的双重职能,应主要负责对重大活动档案收集管理的业务指导和事后向各承办部门接收进馆。作为档案行政管理部门,就应该准确而到位地履行自身职责,对重大活动档案资料的收集进行宏观调控,使活动承办单位明确档案收集的重要性,制定相应的规章制度用以规范各单位在档案收集上的行为,积极指导,使每一流程都纳入正常的运行轨道,从而保证重大活动档案资料的收集齐全,归档及时。

一是要及时了解掌握重大活动信息,主动与重大重大各部门各单位要高度重视重大活动档案资料收集和整理归档工作。要主办单位和主管部门联系,加强业务指导和监督,坚持标准,严格把关。及时督促检查,严格执法,发现问题,及时纠正。必要时要派员直接参与重大活动档案资料的收集、整理、归档工作,确保我市重大活动档案资料收集归档工作顺利开展。

二是要提前介入重大活动档案工作。市档案局应在每次重大活动举办之前,就向重大活动的主办和承办单位发放信息表和登记表,以便及时掌握情况。同时,我们还应根据总体活动方案为每个具体活动制定《档案工作方案》,并编入活动组委会的工作大纲,既对整个重大活动的档案工作进行指导,又提醒参与单位在思想上引起重视,在行动上赋予实施,使具体操作的工作人员有据可依。还可视情专门召开活动承办单位联系人和档案员会议,布置有关档案工作任务,为活动结束之后档案材料及时、完整地收集打下基础。

三是要积极参与重大活动档案工作。档案工作往往被人认为是事后工作,其实不然。要做好重大活动档案管理工作,不仅必须积极地参与到活动之中,了解活动的内容,掌握活动的全过程,而且对收集计划必须作提前安排,对收集内容作提前预测,才能做到收集及时、归档完整。市档案局的有关领导应被列入重大活动领导小组成员,并在各种协调会议中强调档案工作的重要性和必要性,并提出具体的要求和建议。同时,市档案局的领导在参与活动中能切身感受和体验整个活动的过程,加强了指导工作的及时性和针对性。必要时市档案局业务科室的同志应作为工作人员也参与每项活动,在活动过程中具体开展了档案的收集和指导工作,当场解答承办单位提出的业务问题,提高工作效率。

四是要及时监督重大活动档案工作。在每次重大活动即将结束之前,市档案局应马上就组织人员对重大活动档案工作的总体情况进行调查摸底,并形成调查报告和档案目录,及时将有关情况向领导报告,将问题及时反馈给有关单位,要求他们进行整改。同时,督促各承办单位及时向市档案局送交档案,避免档案资料的散失。

五是要及时开发利用,变档案为资源。开发利用重大活动档案的价值,是我们开展重大活动档案管理工作的主要目的之一,也是我们开展此项工作取得成效的主要表现形式之一。重大活动档案接收进来后,工作人员应及时进行整理、编目、上架,为专题编研、宣传展览、资料查阅等利用服务。

2、坚持“谁主办、谁收集”的原则。重大活动是反映各地的重要工作,涉及到方方面面。重大活动档案的收集也应该是方方面面共同的工作,而不应该是档案部门的单独行为。做好重大活动的档案工作必须坚持“谁主办、谁收集”的原则,主办单位和主管部门在组织重大活动时,必须指定专人负责档案工作,及时做好档案资料的收集,将重大活动档案资料按规范标准进行整理归档,活动结束后按规定送交档案局(馆)统一保管。

各单位、各部门应做好相互协作,明确各自的职责,互相配合,为重大活动留存原始、齐全、真实的轨迹。例如,报刊、广播、电视等新闻单位要将在重大活动中采编的文字、照片和音像等报道材料及时整理,按时按要求向档案部门移交。同时,机要、保密等部门也应各司其责,保证重大活动档案资料归档及时,齐全完整。

二、以法律法规为准绳,规范重大活动档案的收集工作。

任何工作都应在法律规定的范围之内开展,档案工作也是一样。《中华人民共和国档案法》是档案工作的根本法,是开展档案工作的重要依据。为了贯彻执行《档案法》,进一步加强重大活动档案的管理工作,各级相继出台了重大活动档案的管理办法。2005218,浙江省以政府令的形式颁布了《浙江省重大活动档案管理办法》,并于200541日起施行。2006814,金华市也以政府令的形式颁布了《金华市重大活动档案管理办法》,200691日起在全市施行。这二个《办法》的颁布施行,使重大活动档案工作走向了法制化、规范化轨道。所谓规范主要体现在三个方面:

1、规范重大活动档案收集的范围。规范重大活动档案的收集范围,对保证重大活动档案的完整与齐全起到关健的作用。我市重大活动主要指:市委、市人大、市政府、市政协、市纪委召开的代表大会、重要的工作会议及主要领导的重要公务活动;市委、市政府组织的重大政治、经济、科技、贸易、文化、体育、外事活动;重大庆典、纪念活动;重点工程开工仪式;党和国家领导人,省委、省人大、省政府、省政协、省纪委主要领导来兰视察、调研、考察活动;中央和省部级在兰召开的重要会议等。上述重大活动所形成的文件、讲话、录音、录像、照片(附底片)、图片、题词、书画、光盘、磁盘、磁带、奖牌、奖章、奖杯、证件、证书等资料均应属收集范围,均应及时收集送交市档案局(馆)统一管理,并向社会开放,提供利用。

2、规范重大活动档案的收集程序。为确保重大活动档案的完整与安全,必须规范重大活动档案收集的各个环节。重大活动承办单位在项目确定后一周内向同级档案行政管理部门告知。组织承办重大活动的单位在制定重大活动实施计划时应当同时制订重大活动档案收集方案,明确重大活动档案管理的责任部门和人员,落实相应的保障措施。组织承办单位的档案机构、档案工作人员具体负责重大活动档案的收集、整理工作,并对归档材料进行集中管理。

3、规范重大活动档案移交工作。规范了重大活动档案的移交工作,就能及时准确地发挥档案的作用,为现实工作提供服务利用。组织承办单位应当自重大活动结束之日起3个月内,按规定将规范整理的重大活动档案原件向同级档案馆无偿移交,组织承办单位保存重大活动档案的副本或复制件;两个以上单位联办的活动,其形成材料由主办单位统一立卷归档,联办单位应及时收集、整理本单位在活动中形成的档案,并在活动结束之日起30日内向主办单位移交,由主办单位按规定向同级档案馆移交;临时机构承办的活动,其形成材料由该机构指定专门人员立卷归档,及时向同级档案馆移交;负责宣传报道的新闻单位应及时收集、整理本单位形成的与重大活动有关的档案,在活动结束之日起30日内向同级档案馆移交。特种载体档案可以移交复制件。

三、讲究重大活动档案收集的方法:

1、强化管理,以收为主。鉴于重大活动档案涉及的部门和时间具有不确定性,所形成内容的多样性和丰富性,由于目前档案行政管理部门人员紧缺,不可能都派员专事档案收集工作;而一般新闻媒体及重大活动的主办单位都会运用现代化的技术录音、录像等手段,摄取真实的历史,以供报道和保藏。所以档案行政部门要加强与承办重大活动的单位和新闻媒体的沟通、协调,责令重大活动组织承办单位及新闻媒体要严格按照有关规定,明确重大活动档案管理的责任科室和责任人,认真开展重大活动档案的收集、整理和移交工作;规定任何单位和个人参与活动时在职务范围内所获取或形成的档案,要按有关规定移交相关档案行政管理部门,不得擅自处置;规定形成的重大活动档案实行二套制,一套存原部门,另一套在活动结束后按时移交档案馆;规定移交时承办单位和档案馆都要指定专人具体负责移交工作。同时加大档案行政执法力度,严肃处理因一己之私隐匿重大活动档案或拒不移交重大活动档案的违法事件,逐步规范重大活动档案管理秩序,加强谁主管,谁负责的落实,在全市范围内逐步形成依法管理、依法收集的社会氛围,从而最终实现依法治档。

2、主动出击,兼做为辅。为了进一步加大了对重大活动档案的收集力度,档案部门要密切关注与本市发展、经济、文化等诸多方面息息相关的重大活动,利用电话、网络、上门服务等多种方法拓展重大活动信息收集渠道,提前做好相应的准备工作。例如听说,某重要领导来访视察,档案部门便可立即前往,现场对重大活动档案的收集进行指导、监督和管理,或直接运用现代化的技术录音、录像等手段,摄取真实的历史。同时可根据各项重大活动的实际情况,提前介入,全程跟踪,及时做好档案资料的收集,把工作做在文件的形成之初,保证档案收集的及时性、准确性和完整性,进一步丰富馆藏档案资源,为市委、市政府中心工作做好服务。

3、加强联系,资源共享。即从报纸和互联网上收集。随着档案工作的社会化,档案馆部门、新闻媒体等文化宣传机构应加强合作,改变闭关自守的作法,实现资源共享,为重大活动档案的史料收集开辟更广泛的来源。

 

作者简介:周增敬,男,2003年从事档案工作,现任兰溪市档案局()办公室主任。


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