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浅谈家庭档案
2010年7月28日

许佩秦

要:随着社会全面快速发展,百姓的物质生活和精神生活都发生了巨大的变化,家庭生活中形成的资料也越来越多。本文就建立家庭档案的益处、如何建立家庭档案等方面进行了阐述,旨在提高全社会的档案意识,为家庭和社会服务,为全面建设小康社会服务。

    关键词:家庭  档案  管理

   

家庭档案是家庭成员在家庭生活和社会活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像及其他各种形式的历史记录,它完整记录了每个家庭成员从事工作、学习、娱乐、生活等各种情况。家庭档案是家庭生产经营与生活管理的有力助手,也是国家档案的重要补充和宝贵的社会财富。随着广大人民群众物质生活和精神生活水平的提高,人们对于家庭管理的科学性和家庭文化建设的迫切性了解日益重视和增长。怎样才能把家庭管理得有条不紊,怎样能够为家庭积累更多宝贵的历史文化财富,并使之在家庭精神文明和物质文明建设中发挥良好的作用成了现在家庭之间的讨论话题。本人现就建立家庭档案的益处及如何管理谈点浅粗的认识。

    一、建立家庭档案的益处

    1、能够将家庭成员成长发展的历史过程较完整地记录和保存下来,传诸后人,是一种弥足珍贵的家庭精神财富。

    2、能够保存各类重要原始凭据和方字材料,用来证明和维护家庭在政治、经济、人身保障等方面的合法权益。

    3、能够帮助记忆,提高家庭生活管理效率,使日常生活变得更有条理,不再为翻找搜寻一些重要的凭证依据而浪费时间和精力,从而减少家庭纠纷和烦恼。

    4、能够积累历史文化资料,并利用其著书立训、撰写文章、从事研究、传承文明、陶冶情操,提高家庭和个人的文化品位等等。

    二、建立家庭档案从何处入手

  建立家庭档案应该从收集入手,即:将分散在家庭成员手中或散落在家庭各处的有保存价值的资料统统收集归拢,这是基础环节。收集的工作量比较大,但也不能眉毛胡子一把抓,心中应该有个大致的收集范围,否则容易遗漏。根据现时一般家庭情况,建议从以下几大类去着手收集:

    1、家庭历史、家庭成员履历类。家史家谱,出生证明、户籍证明、从业登记表、党派登记表、工作证、学历学位证书、职称证书、离退休证件、复员转业退伍军人证件、各类荣誉证明(如奖状、奖章等)、任免文件复印件、发明成果专利证书,参加重要会议或活动出席证和通知书,婚姻状况(结婚、离婚)证明,收养继承文书公证书、遗嘱等等。

    2、家庭经济活动类。房地产证、房屋租赁合同协议、装修合同、购材发票、大宗电器和贵重商品购物发票、产品使用说明书、保修单及维修记录、财产公证书和协议书、债权债务凭据、雇工合同及发放工资凭证、股票、期货等各类投资交易证卡、工资条、储蓄单据、水电费支出及维修发票、日常现金收支记账本等等。

    3、医疗保健、人身安全类。病历、住院记录、体检表、医药费发票单据、医疗保健卡、拍片、CT等检查结果及片子、心电图、化验单、疫苗接种和药物过敏记录、义务献血证件、家庭成员意外伤害记录、人身保险单据等等。

     4、个人特长爱好、收藏类。书法书画作品、学术论文、专著在各类报刊发表的文章及作品、名人好友题词题字、邮票及封片等邮品、各类艺术品收藏、书报刊物收集等等。

   5、书信、通讯类。书信、贺卡、亲朋好友通讯录、纪念册、留言簿等等。

    6、照片、录音带、录像带、光盘、磁盘等。

    三、家庭档案的整理编目、立卷

  各类资料收集在一起,如果不整理编目,仍然处于无序状态,不便长期保存和查找利用,因此一定要按科学方法分门别类组成若干个保管单位,并配之以检索目录,才能称为真正意义上的家庭档案。

  传统的整理方法是将纸质材料用线装订成卷,但这样做容易损伤原件,且纸张规格大小不一,很难装订整齐。因此提倡用档案盒(袋)装。在盒(袋)封面或脊背上注明内有何物,然后依排列顺序给每个盒(袋)编顺序号,最后进行统一登记形成总目录。如果档案盒(袋)内的材料较多,最好再分小类用信封或其它小袋子分装,在每个小袋子上编号登记,形成每盒(袋)内的分目录,这样就便于查找了。照片档案的整理可以就按家庭原有像册依次编顺序号,最好按内容分类装册,将每像册内照片的内容和拍摄时间写在像册封面或脊背上。像册内的照片应编号并写明拍摄时间、地点、人物和内容,可以用原珠笔写在照片背面,也可以写在小卡片上与照片插在一起。照片底片保存一般用底片册,给每张底片编上能够与相应的照片互查的号码,还可以将底片装进底片袋,或者就放在暗盒里,编上号码集中排列在铁盒或钢精饭盒里,这样密封性较好,不易受潮。

  总之,家庭档案的装具要求不象档案馆(室)那么严格,可根据具体情况不拘一格选择装具,但无论用什么装具,必须掌握两个原则:一是不能损害档案原件;二是便于查找利用,否则就失去家庭建档的意义了。

   四、家庭档案的保管存放

    家庭档案的保管存放这要视家庭条件而定。最佳保管方式按顺序号集中排放在专用橱柜里,再放上樟脑精块,这样可以防虫蛀。如果条件不允许,可以分别存放,但至少不能与食品混放,尤其不能搁置在潮湿或阳光直射的地方,否则会造成档案霉变、纸张脆化、字迹褪变。录音录像带、光(磁)盘等磁性材料档案,还要避免靠近带有磁场的物体。

以上浅谈的只是家庭档案一般知识,在现代日益丰富多彩的家庭生活中,还有许多新空间和新领域,也会随之产生新门类和新载体的档案资料。因此可以根据不同的兴趣爱好和价值取向,建立有自己家庭特色的档案。

 

    作者简介:许佩秦,女,2003年从事档案工作,曾任兰溪市档案局(馆)业务指导科科长

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