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略谈档案资源的开发利用
2010年7月1日

兰溪市档案局()    马忠富

 

摘要:档案管理的最终目的是利用档案资源为现实工作服务。目前多数基层单位在档案资源开发利用中,存在着被动服务和管而不用等现象,严重影响了档案管理为现实工作服务作用的发挥。因此,要充分认识档案的开发的必要性和可行性,在规范档案管理的基础上,变被动为主动,充分开发档案资源,为地方经济建设发挥档案的应有作用。

关键词:档案  资源  开发  利用

 

档案的最终目的是利用档案资源为现实工作服务。现代社会对档案的利用越来越广泛。据20062007年统计,我市档案馆提供档案资料9815卷(册),接待查档人员4608人次,这些档案的提供利用,为我市改革开放经济建设、落实政策、编史修志、职称评聘、晋级调资、解决土地纠纷及机关日常工作发挥了重要的作用。基层单位拥有大量的档案资料,内含丰富的信息资源,与现实工作具有直接的联系。然而,基层单位的档案资源开发利用工作却很薄弱。

一、档案资源开发的现状及原因

档案资源的开发利用应包含两层涵义:一是就事论事地直接提供档案资料,如查找某项文件规定,查找某个时期工作任务完成情况等,即“你来找、我来查”的守业型被动服务;二是发现、总结档案资料中存在的对现实工作有指导意义的信息资源,为领导决策提供依据,即超前工作,主动服务。只有将两种服务有机结合起来,才能真正有效地实现档案管理的最终目的。然而,目前绝大多数基层单位在档案资源开发利用中,只从事被动服务,而忽视主动服务;还有些单位还存在着只收集、保存,而不开发利用档案资料的现象,致使档案资料存而不用,严重影响了档案管理为现实工作服务作用的发挥。究其原国:一是单位主管领导对此项工作认识不清,重视不够;二是档案管理人员缺乏或业务素质低下;三是没有可供参考的已成型的档案资源开发利用的模式。

二、档案资源开发的必要性

基层单位所形成并收集、保存的档案资料是本单位在贯彻执行党和政府及上级主管部门的方针、政策、指令,结合本部门实际而开展的各项工作的真实记载,它最能集中反映本单位工作的是与非、功与过。通过这些档案资料内含信息资源的开发,可以有效地为各级领导部门提供决策的有益信息,指导本单位现实工作的开展,及时预防并纠正工作的偏误,避免走弯路,达到事半功倍的效果,有效地促进各项工作的健康开展。

三、档案资源开发的可行性

由于各单位档案资料均是本单位工作过程的反映,这就决定了:其一,各单位档案资料相对独立,涉及面窄,内容明了,具有单一性,这是做好档案资源深开发的前提;其二,由于各单位档案管理人员有条件经常接触本单位的实际工作,能及时发现档案资源与现实工作的结合点,具有较强的专业性,这是做好档案资源开发的基础;其三,开发的结果能及时地得以运用并予以验证,使之更趋完善,这是做好档案资源深开发的保障。上述三点决定了基层单位档案资源开发利用工作具有很强的可操作性。

四、对档案资源开发工作的几点建议

首先,各单位领导必须高度重视本单位档案资源的开发利用工作,勤部署、勤督促、勤检查,在总结工作时,要充分利用档案资源,使其进入领导决策及改进工作范畴。

其次,充实档案管理力量,下大力培养提高档案管理人员素质,强化档案管理所需的软硬件设施。

第三,做好档案的收集、整理、编目、保存等基础性工作,确保档资源的完整、真实、有序,为查找、利用档案资料打下坚实的基础。
  第四,明确档案资源开发利用的指导思想,在做好守业型被动服务的基础上,认真分析本单位现行工作的思路、进展状况及下一步工作趋向,深入研究工作中存在的困难及问题,有针对性地开发档案资源,为部署工作提供信息。

第五,量化档案管理人员的工作责任,以激励和促进其积极主动地开发利用档案资源。对成绩突出的,按《档案法》及其实施办法精神予以奖励,对成绩平庸及表现不好的予以帮助教育。
  总之,要在基层各单位形成重视档案工作,调动各方面的积极因素,开发利用档案资源的氛围,变死档案为活信息,以更好地发挥档案资源对现实工作服务的作用。

 

    作者简介:马忠富,男,助理馆员,从事档案工作17年,现任兰溪市档案局()保管利用科科长。

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