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兰溪市档案信息化建设的现状
2010年7月28日

 

 

摘要:档案信息化建设是档案工作的必然发展趋势,目前我局在信息化建设中还存在着资金缺乏、技术标准不统一、专业人才少等问题,应采取制定目标、分步实施、加强人才储备和培养、加速成果转化和增加财政投入等一系列措施,使档案信息化建设步入正常的发展轨道。

关键词:档案  信息化  现状  对策

 

目前,兰溪市档案信息化建设工作已被纳入兰溪市档案局08年重点工作中,受到了全局上下的重视。局里的硬件设施建设也有了一定的基础,目前有台式计算机9台、扫描仪1台、数码相机1部、普通相机2部、打印机5台、复印机1台。网络建设逐步推进,9台计算机全部接入兰溪市政务网和互连网。已经建立好了自己的门户网站(兰溪市档案信息网)和现行文件利用中心,网络版档案管理系统和数据库建设也在进行当中,现已有机读目录文件级约151000条,案卷级6137条。档案信息化建设工作刚刚起步,还处于初级阶段,与全国,全省的发达地区相比,兰溪市档案信息化建设起步较迟、刚刚开始发展。

一、在信息化建设的过程中,主要遇到了以下的问题:

(一)缺乏资金。由于资金的缺乏,兰溪市档案信息化建设的基础设施差,基层档案馆(室)使用的计算机陈旧,型号不一,规格各异,扫描仪,数码相机等设备较少,无法建立基本的信息化工作平台。

(二)缺乏统一的技术标准。兰溪市档案信息化建设的前提是基础工作的规范化和标准化。但是目前我市各部门的档案室或者没有使用档案管理软件,或者各自开发的软件不能互用,由于不能互调,就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果,这制约了档案信息电子化的进程。同时,档案的技术标准、工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑,现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应档案的信息化管理。另外,在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统,档案信息系统和网络建设形式层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求。这也制约了档案信息化管理的进程。

(三)缺乏专业人才。要实现档案电子信息化,首先要有现代化的管理人才,档案管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,全市的档案工作者中缺乏现代信息技术人才,其中档案信息处理复合型人才就更缺,大部分档案人员计算机水平偏低,甚至有机盲现象。尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,更谈不上档案信息电子化。

二、档案信息化建设的对策。

(一)制定目标。在工作目标的制订执行上,要遵循“科学、实用、适用”的原则。要按照总体要求,确定长期和近期工作目标。长期目标的制定,要为技术发展留下兼容和扩充的余地。近期目标要注重实用和可行。要通过落实近期目标,摸索经验,修订和完善长期目标,改进工作,循序渐进。在2007年至2010年的“十一五”期间,市档案局要完成门户网站和现行文件利用网站的建设,建立网络安全制度,开展全文数据挂接。目前,兰溪市档案局正在和兰溪市信息中心合作,开发一个既适用于文件检索又可用于档案信息化管理的网络版计算机管理软件系统。届时开发完成以后,可供全市各部门档案室使用。基础业务建设方面,要按标准化要求进行档案整理和电子计算机著录与标引工作 。对于新旧档案的数据处理,可按照先新后老的原则,对新归档新入馆的档案采用新的办法进行数据处理,老档案放到第二步。在“十一五”以后,主要进行馆藏档案的数字化工作,可按照先重点后一般的原则,对有重要价值的档案先进行数字化处理。同时,对藏库档案进行清理,对于已经失去档案价值的档案资料按规定进行鉴定和销毁,以减少不必要的重复劳动。

(二)分步实施。在档案信息建设方案的实施过程中,要根据财力支持情况来进行安排。财力许可则一次性投入到位。在财力支持有限的情况下,可先添置部分先进设备,逐年分步添加。在计算机等硬件的配置上,应当坚持以适用为原则,注重性价比,不求高端配置,以节约资金,以最少的投入获取最大的使用效益。

(三)加强人才储备和培养。在人才的储备和培养方面,坚持引进与培训相结合的原则。要注重引进既具有计算机操作又会档案管理的复合型人才,改善人才结构,同时又要注意选送业务骨干到高等院校、专业培训班培训,鼓励岗位练兵和自学成才,边用边学,以用促学,提高业务素质和综合素质。

(四)筹措资金。在档案信息化建设资金的筹措上,要争取财政支持。在档案信息化建设中,经费只能由财政供给。财政部门要将档案信息化建设列入政府电子政务工程预算,一次难以到位的,可确定基数,逐年到位。

(五)加速成果转化。档案信息化建设过程中要做到边投入,边建设,从部分信息化到全部信息化。在网站建设上要先开放现行文件利用服务窗口,再根据信息化进程扩展到网上档案查询利用服务,边开发边转换成果。

三、信息化是档案工作的必然选择。

所谓档案信息化,就是以馆(室)藏档案资料、纸质或机读形式为主要物质对象,用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工,使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其意义——

        一是可充分利用和发挥现有微机的潜能,提高利用率。目前,大多数基层档案馆(室)对计算机的应用单一,开发功能简单,有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存,利用的低效率造成人力、物力、财力和时间的极大浪费。

        二是缩短了二次文献信息的加工时间,提高了档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是:选题—选材—编辑—出版,这条“慢工出细活”的工作方式,即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长,造成信息失效,严重影响了档案信息的应用价值。档案信息化,编者可直接利用机读形式的档案,利用电脑的功能完成信息加工工作程序,快捷地出版二次文献。

      三是档案信息电子化,一次投入,多次产出,并可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费,但目前乃至今后一个相当长的时期内,国家投入大量经费进行信息编辑是不现实的,解决不好,档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。

四是档案信息电子化,信息成果可多份拷贝,将拷贝成果送到领导及各个部门,就扩大了社会影响,拓宽了服务范围.

五是档案信息电子化,可使档案工作与最新科学技术接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段,但档案事业要注意这方面发展动向,超前拿出对策,使档案工作适应这一客观形势的变化和要求。

实现档案信息化是大势所趋。党的十六大报告中提出要“大力推进信息化”,将信息化建设列为本世纪前二十年经济建设和改革的主要任务之一。国家档案局对档案信息化工作进程进行了具体部署,已列出时间表。深圳、青岛等经济发达地区已率先建成了数字档案馆。对我们档案部门来说,信息化建设是一项全新的工作,既是机遇,也是挑战。要积极参与这一场档案信息革命,促使纸档案到无纸档案信息化的飞跃,实现档案工作的“脱胎换骨”,向数字化档案馆推进。

 

    作者简介:汪  润,男,2007年从事档案工作,曾任兰溪市档案局()干部。

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