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做好档案信息化工作的思考
2010年7月1日

政务公开制度受到了各级政府部门的高度重视,政府信息公开取得了积极的成效,作为重要的信息管理部门—档案部门在政务开放的环境下也应积极做好档案开放工作,为经济和社会民生服务。市档案局在做好档案信息化工作方面具体做了以下几点。

1、树立正确的开放观念。树立正确的开放观要做好以下两点:一是把以往以保密和封闭为主要特征的档案工作重心转移到开放上来;二是正确处理好开放与保密的关系。由于受十年动乱之害,有一段时期档案馆普遍存在着馆藏不丰富的现象。因此,丰富馆藏成为前段时期档案工作中压倒一切的任务,再加上传统保密思想等因素,馆藏建设中重藏轻用、重保密轻开放问题比较突出。如果说以前的重藏轻用是受到传统的保密思想的影响,那么现在政府提倡的政务公开就给档案开放提供了一个良好的契机,这就意味着档案工作的重心的转变,把以“藏”为主转变成以“开放”为主。在提供档案为经济建设服务、为民生服务的同时,也要处理好保密和开放的关系,要正确处理好保密和开放的关系,既要维护国家的利益和个人的隐私,又要充分地尊重公民的知情权。除涉及国家秘密、个人隐私的政务信息要严格保密之外,其他的都应积极向公众开放。

2、档案开放的现代化途径。随着时代的进步,传统的档案开放途径已经不能完全满足利用者的需求,人们最大的希冀就是能够更快、更便捷地利用到所需档案。档案网站和数字档案馆是满足民众这一需求的一个快捷平台。目前我局在档案信息化建设方面还远远不能满足于民众的需要,档案网上开放还没有真正开展起来。数据库建设是档案网站和数字档案馆建设的关键。我馆在推进档案数字化、信息化进程中,力争在今年初步实现市档案馆与全市机关部门、重要企事业单位的档案电子化网络管理,今年还将新增电子目录1万卷,并逐步推进现行文件文本扫描入库,让用户随时随地可以在网上浏览自己所需的档案原文原件,使沉睡在库房深处的档案最大程度地为民所用,并力求形成自己的开放优势,从而实现档案的网络化、信息化,做到资源共享。

3、档案的检索系统建设。为了使利用者更快、更好的利用到丰富、准确而又具特色的档案数据库,我们还要搞好检索服务,优化网站的检索界面,这是档案网上开放工作中的另一重要环节。第一,要考虑到不同层次的利用者,尽可能的提供多途径的检索方式。第二,提供多功能的查询窗口,如站内检索、站外检索、二次检索等。第三,提供查询指导和帮助。正在建设中市档案馆档案全文检索阅览系统将提供查询辅助服务,如目录数据库简介、全宗介绍查询、利用实例选登、热门档案词查询、现行规范性文件查询等。

      (兰溪市档案局保管利用科科长  马忠富)


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