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试析乡镇档案管理中存在的问题及对策
2010年7月28日

    论文摘要:当前,在乡镇档案管理工作中存在着诸如档案收集不齐、档案整理不规范等问题,这些问题的存在很大程度上是因为部分单位领导缺乏对档案应有的重视、档案管理人员缺乏应有的专业知识以及档案工作缺乏有效的监督,要解决好存在的问题,应采取监督和管理并重的措施,以保证档案的完整与安全。

 

 

      兰溪市2004年行政区域调整时,兰溪市档案馆接收了此次调整的乡镇政府档案。这批进馆档案的数量很大,有一万余卷。笔者发现,这些档案中有部分乡镇的收集整理较规范,因而档案馆在编号上架时比较顺利;但也有不少乡镇的档案管理工作存在着各种各样的问题,这不仅给档案馆的上架前整理编号工作带来了很大的压力,也不利于今后的档案开发利用。有鉴于此,笔者觉得县市档案行政管理部门有必要加强对乡镇档案工作的指导和监督。

      一、进馆档案存在的主要问题

      1、档案收集不齐全

      档案的收集是整个档案管理工作的基础,也是档案工作的首要环节,直接关系到档案的利用。如果档案的收集工作没做好,其他的后续工作如整理、保管做得再好也无法弥补。

      文书档案收集不齐全情况主要表现在只注意收集红头文件,而没有把一些“白头文件”如调研汇报、统计分析、会议记录等材料收集归档。还有的对收集工作做得不够细,如有的虽然把文件底稿收集归档了,但却把有领导亲笔签字这一更有效力的文件签发单漏掉了;有的存档的正式文件连公章也未加盖等等。

    业务档案一般是由业务部门人员按工作流程收集整理的,因此相对来说比较规范。但有的业务档案是由业务人员分散保管的,没有按规定及时移交到档案室进行综合管理,这就出现了可能导致成批档案缺失的隐患,危险性很大。笔者在具体整理乡镇档案中就发现有个别乡的婚姻档案整整缺了好几个年度。

    2、档案整理不规范

    档案整理不规范表现在多个方面。有的把文件一打捆就算作是归档,有的虽然勉强把文件装订成卷,但没有按文件的有机联系组卷,查找利用起来很不方便,只能重新整理。有的虽然能按照文件的有机联系组成案卷,但文件的内在联系不紧密、排列次序不规范、标题拟写不准确。

    组成的案卷有的没有按照标准填写项目,如未填写案卷封面、未填写卷内目录、未打印页码等。有的虽然已经填写,但填写质量达不到规范化、标准化的要求,如出现用铅笔、红笔、圆珠笔等填写的现象。

    还有的档案虽做得不错,但却连最基本的检索工具如案卷目录也未建立起来,致使档案检索困难。

      二、产生问题的原因

      1、单位领导缺乏应有的重视

      档案工作是一项“造福于子孙后代”的事业。有的单位领导档案意识强,档案工作得到重视,档案人员的工作积极性高,档案工作就做得好。但也应该看到,由于档案工作不同于一般的“政绩工程”、“民心工程”,它不会即时产生社会效益和经济效益,也产生不了什么社会影响,总是与默默无闻、无私奉献挂钩,工作干得好与干不好一个样,因此相当多的单位领导档案意识薄弱,对档案工作缺乏应有的重视,导致档案制度难落实,工作经费不充足,人员配备不稳定,档案工作自然做不好。

    2、档案管理人员缺乏应有的专业知识

    档案管理是一门具有专业性、系统性的科学,因此从事档案工作的人员必须具备相应的专业知识才能胜任此项工作。乡镇档案室的档案工作人员很多是兼职的,档案专业知识缺乏。档案部门虽然年年举办档案业务培训班,但由于信息不畅,加上档案工作人员调动频繁,因此总有一些新的档案员未能参加培训,而且存在滞后性。同时,档案工作是实践性很强的工作,档案人员经验不足,势必影响到档案工作的规范化开展。

      当然,档案人员是否有责任心也是能否做好档案工作的一个重要因素。

      3、档案工作缺乏有效的监督

      乡镇档案工作做得如何,县市档案行政管理部门自然心中有数。难道是对此放任不管吗?答案是否定的。档案行政管理部门常常深入基层档案室进行档案业务指导,除了指导档案如何管理以外,甚至是一对一、手把手地去教档案人员具体如何组卷。笔者就曾碰到这样的尴尬事,当年档案行政管理部门业务指导人员协助乡镇拟写案卷标题的小纸片,在几年后收集进馆的档案里面还原封不动地用回形针别着,案卷封面却空空如也。档案行政管理部门对乡镇档案检查时发现的一些问题,往往难以整改到位,而档案部门又无法进一步采取有效的监督措施。

      三、可采取的对策

      1、加强监督

      近些年来,档案行政管理部门通过宣传档案法律法规,提高了全社会的档案意识,推动了档案事业的发展,取得了比较好的效果。但是这主要是靠单位的自觉性、主动性来进行的,它还无法有效地、全面地保证档案工作的标准化、规范化。因此档案部门应该更多地利用档案法律法规赋予的职权,进一步加强档案工作的执法监督工作,提高执法水平,做到有法必依,违法必纠。

      档案工作列入单位的目标责任制考核,是行之有效的好方法。它能有力地推动单位领导对档案工作的重视,从而强化档案人员的责任心,提高档案工作的管理水平。

      开展年检也是一个好方法。兰溪市档案局前年曾开展过档案工作的年检:通过单位自检、档案部门抽查,对不合格的单位下发整改通知单,整改后复检,最后进行全市范围通报,效果明显。

      2、加强对档案人员的管理

      档案工作做得好不好,关键在于人。档案人员对档案业务熟悉了,就知道该收集哪些材料、什么时候整理,如何进行保管。因此,档案人员必须持证上岗,同时保持相对稳定。新上岗人员,要及时告知档案部门,以便进行有针对性的业务指导。

      档案人员在具备专业知识的同时,还必需具备较强的责任心。此外,除了明确工作职责,加强考核外,还要千方百计地提高档案工作人员的地位。要经常关心档案人员,支持他们开展档案工作。对档案工作成绩突出的,以及长期在档案工作岗位上工作的,要予以精神上的鼓励及物质上的奖励;对玩忽职守造成不良后果的,要予以惩处。

      也许有人会认为,档案可委托档案技术中介服务机构组卷,档案人员不懂档案业务知识没关系,这种认识是错误的。实际上,档案工作的许多环节如收集、保管、利用等还是要靠本单位档案人员来完成的。

      3、及时规范地整理档案

      及时进行档案的整理工作能及时发现档案中存在的问题,并可以及时地进行补充、修改和完善,保证了档案的准确、系统、齐全。超过了一定的时间来整理档案,人员变迁了,资料处理了,就很难对档案进行补充完善。对档案整理时间的一般要求是文书档案在第二年上半年,工程档案在竣工后六个月以内等。现在新文书档案管理办法可以做到随时归卷,档案的齐全性有了更好的保障。

      档案人员对业务档案要加强监督,除了及时整理,还要按规定及时向档案室移交进行综合管理,防止缺失。

      根据单位的具体情况选择适宜的整理手段。单位档案人员档案业务熟悉,能抽出时间按时完成整理工作的则尽量自行组卷;不行的话就委托本地的档案技术中介服务机构进行,这样可以花较少的财力,取得更好的工作效率,档案的组卷质量也得到较好的保障。

      此外,还可通过档案目标管理、档案协作组活动、档案员继续教育等工作的开展,不断提升乡镇档案工作的管理水平。

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