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金华市临时机构档案管理办法
2017年3月30日

 第一章   总则

 

第一条  为加强和规范全市临时机构档案的管理工作,确保临时机构档案(以下称档案)的完整、准确、系统、安全,更好的服务于临时机构的正常运行和为社会经济发展提供完整、真实的档案资料,特制定本办法。

第二条 本办法所称的临时机构,是指为加强某项临时性、阶段性、突击性工作任务,以市委市政府名义设立,由市级领导担任负责人的,由多部门、多区域共同组成的临时性机构或者协调议事机构(以下统称临时机构)。

第三条  本办法所称的档案是指临时机构在工作中形成的,

对国家、社会具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等各种形式和载体的历史记录。

第四条  

第五条  临时机构应为档案工作的开展提供经费保障,把档案工作经费以单项或纳入主管科室经费的形式列入单位年度经费预算。

第六条 临时机构应把档案工作纳入单位考核。对档案工作做出成绩的,根据档案法律法规的相关规定,给予表彰和奖励;对违反档案管理有关规定的行为,给予处罚。

 

 

第二章 档案管理机构及工作职责

 

第七条 临时机构应依法建立和健全档案工作体制,设立综合档案室,明确档案工作岗位职责。综合档案室由办公室归口管理。

临时机构应建立以综合档案室为核心的档案工作管理网络,各职能科室应明确一名兼职档案员,负责本职能科室文件的收集、整理、归档和档案移交工作。

第八条 综合档案室库房配置

档案库房配置。临时机构应根据本单位档案门类、各门类档案每年产生的数量及机构可能运行的时间,确定库房面积。机构运行时间不确定的,按不少于10年档案存量确定库房面积。

档案库房“八防”设施配置。根据档案安全保管的要求,档案库房应配备空调、除湿机、灭火器、防磁柜、防盗门及监控设施。

档案装具的配置。档案库房内应配置档案柜或档案密集架等档案装具。安装档案密集架的,须符合《档案馆建筑设计规范》关于地面负荷的要求。

第九条 综合档案室基本职责

(一)贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策,制定档案管理制度和档案业务规范并组织实施。

(二)集中统一管理本机构形成的各门类档案。

(三)对各职能机构、建设项目文件材料的收集、整理和归档进行监督和指导。

(四)开发档案信息资源,积极提供档案利用。

(五)临时机构撤销后,依法向国家档案馆、主管部门移交档案。

 

 

第三章 档案管理

 

第十条 建立档案管理制度

(一)档案员岗位职责

(二)档案保密制度。

(三)档案库房管理制度。

(四)档案安全检查制度。

(五)档案借阅制度。

(六)数字档案室管理制度。

第十一条 建立档案业务规范

(一)文件材料归档范围。

(二)档案保管期限表。

(三)档案分类、编号方案。

第十二条 文件材料归档要求

(一)参照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》制定本机构的归档范围和保管期限表,并报档案行政管理部门审批。

(二)归档文件须符合长久保存的要求,文件形成过程中需使用耐久性字迹材料,档案员应履行文件材料耐久性审核的职责。

(三)归档文件须符合完整性、准确性、系统性的要求。

(四)按档案管理的要求,留足归档文件的份数,其中建设项目文件材料不少于3份(套)。

第十三条 归档时间

归档时间分定期归档和不定期归档

定期归档:文书档案为文件材料形成的第二年6月底前;会计档案为会计年度终了后的第三年;基建档案(项目档案)为项目竣工验收前完成文件材料的整理工作,项目竣工验收后3个月内,完成项目档案的移交入库。

不定期归档:设备档案开箱安装完毕后归档;照片档案由摄影者在纸质照片制作完成后,连同照片文字说明、电子照片,一并交综合档案室统一整理归档。

第十四条 档案整理

临时机构档案管理一般设置文书、会计、设备、基建(含项目)、特种载体等档案门类。

各门类档案整理方法为:

文书档案:年度—保管期限。保管期限分永久、定期30年、定期10年三个保管期限档次。

会计档案:年度—文件种类。设置报表、账簿、凭证、其他4个二级类目。

设备档案:按设备种类及型号分别归类。

基建(项目)档案:按阶段、专业、内容、时间等特征组卷。

第十五条 档案信息化

临时机构应根据档案行政管理部门的统一部署,开展档案信息化工作,把档案信息化纳入单位信息化、办公自动化工作中,开展档案登记备份和数字档案室的创建工作。

第十六条 档案移交

(一)各门类档案经整理在归档时间内由职能科室向综合档案室移交,并办理移交手续。移交手续表单包括《档案交接文据》和档案移交目录。

(二)运行时间基本确定的临时机构,原则上应在机构撤销后一年内完成向市档案馆的档案移交;运行时间不确定的临时机构向档案馆移交时间,由交接双方协商确定。档案移交工作的要求、临时机构档案进馆后全宗管理的办法按《金华市档案馆档案接收标准》办理。

(三)临时机构承担建设项目的,应向城建档案馆移交一套项目档案,移交工作按《金华市城建档案馆档案接收标准》办理。

第十七条 档案的销毁

(一)保管期满档案的销毁须根据各门类档案保管期限表的规定组织二次鉴定。

(二)档案销毁须符合档案鉴定销毁的程序。销毁程序为:编制销毁档案清册、拟写档案鉴定报告、履行相关审批手续,并实行监销制度。完成审批手续拟销毁的档案,应在6个月的待销期后实施档案的销毁。

(三)做好档案销毁各程序形成的相关材料的归档。

第十八条 档案的保管

为确保档案安全,必须确定专人负责管理,切实遵守保密制度,做好档案库房的管理工作。

(一)加强档案库房温湿度调控。根据温湿度情况,及时使用空调、除湿机等设备。适宜温度:14-24,适宜湿度:45-60%

(二)定期检查档案保护设施设备,确保设施设备的完好和有效运行。

(三)定期施放防霉防虫剂,每年更换一次。

(四)对室藏档案定期开展检查,并认真做好检查记录。检查次数每季度不少于一次。

 

 

第四章  档案的利用

 

第十九条 档案利用审批手续

综合档案室应建立和健全档案借阅制度,根据档案的机密等级及借阅利用的要求,履行相关的审批手续。借出和归还档案时,档案管理人员应作详细检查,保证卷内文件齐全。

(一)查阅文书档案中非保密文件,须经档案管理人员同意。查阅本机构会议记录纪要、具有密级的文件,须经档案工作分管领导或授权人审批同意。

(二)查阅利用综合档案室保存的人事、会计档案,须经本机构主要领导或授权人审批同意。

(三)原则上不对外提供档案查阅服务。档案原件不外借(司法部门按国家有关规定处理除外),特殊情况如确需提供利用的,必须经本机构主要领导或授权人审批同意。

第二十条 档案的查阅利用

为了延长档案的寿命,档案管理人员和利用者,必须爱护档案,不得对档案进行涂改、勾划、剪裁和污损。

为确保档案的安全,每次档案利用应及时在《档案借阅登记簿》上记录。

             

 

第五章    附则

 

第二十一条 各临时机构可以结合本单位的具体情况,制定《办法》的实施细则,报市档案局备案,县(市、区)临时机构参照本办法执行。

第二十二条  本办法自印发之日起执行,未尽事宜由市档案局负责解释。


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