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浙江省机关档案工作目标管理省级认定标准(修订)
2014年3月26日

 

项目

认定内容

标准分

评分细则

一、组织管理(20)

(一)组织领导

7

 

1.档案工作列入领导议事日程,明确了分管领导及其岗位职责,并能及时研究解决档案工作中实际问题。

3

1)有分管领导并纳入其岗位职责,2分;

2)有解决实际问题的典型事例,1分。

2.档案工作纳入机关年度计划和发展规划。

2

1)纳入本机关年度工作计划,1分;

2)纳入本机关“十二五”发展规划,0.5分;

3)能按计划、规划实施并完成,0.5分。

3.建立了本机关、本系统档案工作网络,并能按时开展交流学习活动。

1

1)能提供专、兼职档案人员名册,并已纳入其岗位职责,0.5分;

2)每年组织开展业务活动不少于2次,0.5分。

4.利用各种形式学习、宣传有关档案工作的法律法规及规范性文件

1

查有关文件或记录。

(二)机构人员

9

 

1.成立了机关综合档案室,本机关各种门类和载体的档案实行了集中统一管理。

2

1)有成立综合档案室的文件,0.5分;

2)实行了本机关各种门类和载体的档案集中统一管理,1.5分。

2.配备了能够适应机关档案工作需要的专、兼职档案人员,兼职的应以档案工作为主,且相对稳定。

2

1)配备的档案人员数量适合实际工作需要,1分;

2)近三年档案人员相对稳定,1分。

3.档案工作人员爱岗敬业,忠于职守,能胜任本职工作。且具有大专以上学历程度,积极参加档案部门组织的岗位培训、继续教育培训及计算机基本技能培训等。

3

1)档案人员没有违法违纪行为的,1分;

2)具有大专以上学历程度的,0.5分;

3)参加档案专业岗位培训的、继续教育培训,1分;

4)经过计算机基本技能培训的,0.5分。

4.近三年来,因档案工作成绩突出,档案部门、档案人员受到党委、政府、档案行政管理部门或本系统、本机关表彰或奖励。

2

查有关材料。

(三)管理制度

4

 

制定了本机关档案管理办法及立卷归档、库房管理、借阅、档案检查等各类管理制度,并严格执行。

4

1)制度全面、可操作性强,2分;

2)执行有力,2分。

二、设施设备(13)

(一)用房

2

 

有适应档案安全保管和利用需要的用房,库房内无杂物,做到了档案库房、阅档室、办公室“三分开”。

2

1)无专用库房不得分;

2)库房面积满足存放10年以上,0.5分;

3)库房内整洁无杂物,0.5分;

4)做到“三分开”,1分。

(二)装具

2

 

1.有数量充足的金属档案箱柜。

1

数量充足、质量可靠,1分。

2.档案装具规范,符合国家和省有关规定。

1

装具规范,1分。

(三)设备

9

 

1.档案库房配备或采取了符合档案“八防”(即防潮、防高温、防虫、防鼠、防尘、防火、防盗、防光)要求的设施设备或措施

4

每符合一项,0.5分。

2.配备了档案信息化管理所需的设施设备,如计算机、打印机、刻录机、扫描仪、照相机、录音机、防磁柜等。

3

现场查看,酌情得分。

3.配备了适合归档电子文件和数字档案的存储、检测、迁移、备份等设施

2

现场查看,酌情得分。

 

 

 

 

 

 

三、业务建设(40)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(一)收集工作

12

 

1.根据国家和省有关规定,结合实际,制定了《本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,并经同级档案行政管理部门审批。

1

1)有归档范围和保管期限规定,0.5分;

2)经过审批,0.5分。

2.推行了本机关文书和业务部门归档(立卷)整理制度,且归档及时。

1

1)推行部门归档(立卷)制度,0.5分;

2)归档及时,0.5分。

3.根据归档范围,档案部门做好各种门类、载体档案(包括文书、业务、科技、会计、特种载体)的接收工作,归档材料齐全完整。

5

1)归档门类齐全,2.5分;

2)归档材料完整,2.5分。

4.根据国家和省有关规定,及时完成归档电子文件和相关元数据、背景信息等的收集工作。

2

1)归档齐全完整,1分;

2)归档及时,1分。

5.贯彻《浙江省重大活动档案管理办法》,做好重大活动档案的收集、整理和移交工作。

2

1)建立制度,收集完整,整理规范,1分;

2)按规定向同级国家档案馆及时移交,1分。

6.档案字迹材料符合耐久性要求。

1

抽查一定数量档案。

(二)整理工作

7

 

1.制定了符合档案分类规则及本单位实际的档案分类方案,案卷排列编号与分类方案一致。

2

1)有科学的分类方案,1分;

2)排列有序、一致,1分。

2.各类档案整理规范,归档文件或案卷质量达到国家标准;文件排列系统、合理;归档文件目录、案卷封面、卷内目录、备考表等填写完整、准确。

4

抽查10盒(卷),按比例计分。

3.各类档案均整理上架,无积存零散工作。

1

有零散文件未整理的不得分。

(三)安全保管工作

12

 

1.坚持做好库房温湿度记录,且库内温湿度能达到国家标准。

2

1)有近三年的记录,1分;

2)能达到国家标准,1分。

2.定期检查库存档案,档案无霉变、褪色、破损、尘污、虫蛀、鼠咬、被盗等现象。

1

1)有近三年检查记录,0.5分;

2)无损害、丢失现象,0.5分(现场抽查)。

3.建立符合《全宗卷规范》(DA/T12-94)的本机关全宗卷,积累存贮全宗介绍、交接凭证、分类方案、整理小结、鉴定报告、销毁清册等材料。

2

1)全宗卷整理规范,1分;

2)材料齐全完整,1分。

4.定期检查电子档案的保管情况,确保档案数据的安全、可用。

2

1)定期检查,1分;

2)确保可用,1分。

5建立电子档案安全保管和备份制度。电子档案应一式3套保存,1套封存保管,1套提供利用,1套异地保管;按照档案登记备份的相关规定,将本单位各类重要电子业务数据、电子公文和档案数字化成果移交备份到当地国家综合档案馆。

5

1)建立电子档案安全保管和备份制度,1分;

2按要求开展安全保管、登记备份工作,4分。

(四)统计工作

3

 

1.对各类档案、设备等建立了台帐;档案收进、移出有严格登记、审批手续。

1.5

1)各类台帐齐全,1分;

2)有收进、移出登记记录,0.5分。

2.能及时、准确地向同级档案行政管理部门报送机关档案工作基本情况统计报表。

1.5

1)能及时报送,0.5分;

2)统计数据准确,符合要求,1分。

(五)鉴定工作

4

 

1.成立了本机关档案鉴定领导小组。

0.5

查看文件。

2.对本机关各类档案保管期限划分准确。

2

抽查10卷,按比例得分。

3.对到期档案及时进行鉴定;对应销毁的档案登记造册,手续齐备。

1.5

1)能完成到期档案的鉴定工作,1分;

2)应销毁的档案手续完备,0.5分。

(六)档案的移交

2

 

根据国家关于档案移交的规定,按时向有关档案馆移交质量符合进馆要求的档案及检索工具。

2

1)移交及时,手续完备,1分;

2)案卷质量符合要求,1分。

四、信息资源开发利用(27)

(一)档案信息资源建设

12

 

1.编制适用、必需的检索工具。

4

1)编有各类档案的归档文件目录或案卷目录、卷内目录,2分;

2)编制了2种专题目录,1分;

3)编有全宗指南,1分。

2.积极利用信息化技术推进数字档案室建设,逐步建立室藏全部档案的目录数据库、重要档案的全文数据库、重点内容的多媒体数据库和本机关的归档电子文件库等。

5

1)建立室藏全部档案目录数据库,2分;

2)建立重要档案的全文数据库,2分;

3)建有本机关多媒体数据库和归档电子文件库,1分。

3.有计划开展传统档案数字化工作。

1

1)部分档案数字化,0.5分;

2)全部档案数字化,1分。

4.将档案管理系统纳入办公自动化系统,实现文档一体化管理。

2

查相关信息系统。

 

(二)利用工作

5

 

1.档案人员熟悉室藏,能及时、准确地调出案卷,提供利用。

1

现场调出案卷,视熟悉程度得分。

2.建立了《档案借阅登记》、《档案利用效果登记簿》。

2

1)有齐全的档案借阅登记,1分;

2)有详细的档案利用效果登记,1分。

3.编辑了档案利用典型实例汇编。

2

1)编辑规范,1分;

2)内容详细,1分。

(三)编研工作

10

 

1.编有本机关组织机构沿革、大事记、基础数字汇编。

6

1项编写完整规范,2分。

2.根据本机关工作需要,编有两种以上综合性(如年鉴等)或专题性(如专题概要、研究分析报告等)编研材料。

4

每编1种编研材料,2分。


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