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企业档案工作等级评定标准
2012年4月5日

企业档案工作等级评定标准

 

编号

评定项目与评定内容

分数

     

1

组织管理

25

 

1.1

机构

4

 

1.1.1

设置了与企业发展相适应的档案管理机构

2

1、设置了档案机构或部门的不扣分;

2、建立了档案、资料、情报、信息一体化部门的加2分。

1.1.2

档案工作列入企业工作计划,并制定企业档案工作计划

2

1、列入企业工作计划;

2、制定档案工作计划。

1.2

人员

5

 

1.2.1

有明确的企业领导分管档案工作

2

有明确分管领导并列入分管领导的岗位职责。

1.2.2

配备了与企业档案工作实际相适应的档案工作人员

2

1、人员配备与企业档案工作实际相适应,档案人员具有相应的档案专业知识;

2、根据需要对各业务部门和下属单位进行指导。

1.2.3

企业内部建立了档案工作人员网络

1

各部门均明确了兼职档案人员。

1.3

制度

16

 

1.3.1

制定了与档案工作岗位实际相符的管理或考核制度

4

1、建立了相关制度;

2、能切实执行。

1.3.2

根据企业实际情况建立了各项档案工作制度

4

1、建立了企业档案工作制度并将其纳入企业管理制度之中;

2、企业档案工作制度包括档案管理办法(包括收集、整理、保管、鉴定、统计、利用)、文件材料立卷(整理)归档制度、保管期限表、档案保密制度、底图保管、更改及复制制度和库房管理制度。

1.3.3

有保证档案的完整、准确、系统的控制措施或手段

5

1、根据企业实际制定了企业档案工作人员“三纳入”、“四参加”制度;

2、严格执行上述制度以保证档案的齐全完整。

1.3.4

贯彻宣传党和国家档案工作法律法规,近三年内无违法事件发生

3

1、能利用各种形式积极宣传档案法律法规;

2、企业转制过程中对档案的处置符合法律法规的要求;

3、属于企业所有的对国家和社会有保存价值的档案的处置符合法律法规的要求。

2

设施设备

8

 

2.1

库房建设符合档案安全保管的要求

2

1、库房面积应有一定的发展余地;

2、采取了防火、防盗、防高温、防光、防潮湿、防虫、防霉、防尘等措施。

2.2

档案装具符合档案安全、长久保管的需要

1

柜、架数量充裕且符合国家有关标准。

2.3

根据实际需要配备必要的保护设备

3

根据工作实际需要配备了灭火器、空调、去湿机温、湿度测试仪等设备。

2.4

根据企业档案工作现代化管理需要配备了有关设备

2

1、配备计算机;

2、能根据企业实际情况配备扫描、光盘刻录设备等。

3

业务建设

37

 

3.1

收集工作

18

 

3.1.1

按规定做好归档工作

6

1、归档工作应纳入企业各项工作计划,纳入企业领导工作议程,纳入有关人员的岗位责任制;

2、各类档案应严格按照立卷(整理)归档制度执行;

3、应建立文件材料归档责任追究制度。

3.1.2

能根据企业实际情况,不断拓展归档范围

5

按照企业实际拓展建档范围:党建档案、安全生产档案、计划生育档案、质量监督档案、企业信用档案、反倾销档案、企业文化档案、工会档案等。

3.1.3

归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求

2

1、无铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料;

2、载体质量符合国家有关标准。

3.1.4

有完备的交接手续

2

移交接收过程中要履行签字手续,并形成移交清册。

3.1.5

归档文件完整、准确

3

归档文件材料应为原件,无错、漏、改现象,能保持其原始性、有效性。

3.2

整理工作

12

 

3.2.1

根据企业实际制订了档案分类方案

3

1、有分类方案说明;

2、能根据企业实际进行分类。

3.2.2

整理科学,符合国家或行业标准,并能满足企业管理和利用需要

6

1、遵循文件材料形成规律、保持卷内文件材料有机联系;

2、文件排列有序,并按要求编号;

3、卷内目录、备考表填写规范、清晰。

3.2.3

编目规范,排架合理

3

1、案卷封面填写规范、清晰;

2、案卷标题能准确反映案卷内容

3、案卷排列有序、实用。

3.3

保管工作

3

 

3.3.1

档案保管安全

3

1、建立了规范的全宗卷,积累存贮了档案全宗介绍、分类方案、立卷说明、鉴定报告、交接凭证等材料;

2、档案无霉变、褪色、污损、虫蛀、鼠咬等现象;

3、档案库房无火灾、水淹等事故。

3.4

鉴定工作

2

 

3.4.1

成立了档案鉴定小组,按照规定开展鉴定工作

2

对到期档案按程序进行鉴定,并按要求填写销毁清册。

3.5

统计工作

2

 

3.5.1

统计内容全面,统计数据准确

2

1、有档案管理、利用情况统计台帐;

2、建立了收进、移出登记簿;

3、按照要求及时填报有关统计报表。

4

开发利用

30

 

4.1

信息化管理

13

 

4.1.1

开展企业档案信息化管理

5

1、档案管理现代化能与企业业务信息系统(企业资源计划、客户关系管理、计算机辅助设计/工艺/制造、产品数据管理、计算机集成制造系统、办公自动化系统)相衔接;

2、档案管理软件能满足各类电子数据(如设计、生产经营、财务、材料管理、售后服务等)的存储、检索和管理的需要。

4.1.2

 

建立了档案条目数据库、重要档案建立了全文数据库

4

1、输入档案卷内目录级条目,并能检索利用;

2、库藏重要档案进行扫描,能进行全文检索。

4.1.3

 

 

能对档案信息进行网络共享

4

1、能在局域网上完成电子文件的收集、整理、归档、借阅利用工作;

2、能在企业局域网上定期发布档案工作相关信息。

4.2

检索工具

3

 

4.2.1

检索工具能基本满足利用者需要

3

1、有案卷目录;

2、科技档案有分类目录;

3、文书档案有全引目录。

4.3

提供利用

14

 

4.3.1

能及时、全面、准确地提供档案信息服务

 

2

1、档案人员熟悉档案及相关业务;

2、档案人员调卷迅速、准确、服务态度好。

4.3.2

采用多种形式主动服务

5

1、及时了解利用者需要,主动提供档案信息服务;

2、采取了分发目录、电话调卷、开架阅览等多种服务形式

3、编制了组织沿革、大事记、全宗介绍等;

4、有产品介绍或科研成果简介、工程项目简介、专题介绍等材料;

5、编制了企业年鉴。

4.3.3

充分利用档案为企业文化建设服务

5

有陈列室或荣誉室等利用档案展示企业文化的场所。

4.3.4

利用效果

2

1、有企业档案借阅记录;

2、有利用效果反馈记录。

 附注:得分75-80  合格,81-90  良好,91以上  优秀。


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